kintoneによる見える化で、スタッフがお互いにフォローし合える職場に
士業・コンサル業

kintoneによる見える化で、スタッフがお互いにフォローし合える職場に

クライアント
社会保険労務士法人 きたむら事務所
導入年
2019年
連携サービス
Garoon、メールワイズ
  • 営業支援

kintoneアプリを導入したきっかけ

自分たちの業務に合わせて一から育てていける

きっかけは主に2つありました。1つはクライアントさんとの接触機会や過去の相談応対等の管理、もう1つはスタッフが抱えている仕事の見える化をして、仕事のムリ・ムダ・ムラを無くしていきたかったということです。この2つの質を高めて、私たちが提供するサービスをもっと社内外に浸透させたかったのです。

特に、スタッフが抱える悩みを共有し、動きのムラをなくしたかったですね。
それまではスタッフがみんな自分の頭の中だけでクライアントさんの情報を管理していたのですが、スタッフの人数が増えたことで限界が来た、というのがkintone導入の大きなきっかけでした。

実は、kintone導入を検討している段階では他にも検討しているツールがありました。
他方は用意された仕組みのシステムがあり、そこから自社業務に合わせて不要なものを削っていくというスタイルというイメージでした。

これに対して、kintoneは最初こそ全く何もありませんが、これから育てていきますよ、これから作っていきますよというイメージでした。
ここが我々に刺さったのです。

変化の早い時代なので、kintoneのように現場業務に合わせて一から作っていくというスタイルが我々の業界、業種、私の考えには合ったのかな、と感じました。

他社ツールとの比較検討の結果、kintoneに決めたのはこれが一番の理由でした。

SACCSYからのご提案

おせっかいなくらい、細かいところまで見て提案してくれる

サクシーさんの提案が良かったのはもちろんなのですが、では別のサービス提案が悪かったかというと全然そうではなくて、両方良かったです。

ただ、サクシーさんの提案で一番良かったのは、ユーザである我々からの問いに対して、細かいことでも嫌がらずに返してくれました。これが素直にすごいことだと思いました。

実は社内でも言っていました。細かいところまで見てくれてすごいよね、サクシーさんのような対応はなかなかできないよ、と。省こうと思えば省ける提案を、嫌がることなく細かいところまでちゃんとお話してくれる。これは本当に大きかったです。

具体的に言うと、WEB会議でkintoneの説明を受けているとき「ちなみにスマホだとこう見えます」という具合で、1つ聞いたら色んな情報が返ってきました。

悪く言えばおせっかいですよ。要件として全く出していないことだったりするので。でもそこまでしてもらえるとこちらは嬉しいし、本当に心に残っています。この会社だったらちゃんとやってくれるだろう、と確信できたことがサクシーさんにお願いする最終的な決め手となりました。

多くの方と付き合いがあるからこそ分かることなのですが、ご提案いただく時に嫌そうな気持ちで対応されると分かってしまう。そういう方には頼みづらいかと思います。

他の製品だとこうなるけど、kintoneだとこうなりますという説明も良かったですよね。
当初は別の製品同士で連携させて活用しようと考えていましたが、やめました。異なる製品同士の連携って魅力ですし使うべきところも多々あるけど、連携という言葉に踊らされ過ぎてはいけないと思っていました。

kintoneアプリの活用方法

スタッフの動きの見える化を狙う活用が中心

社内では皆でいろいろ活用していますよ。
報告書、郵送物管理、業務を依頼するアプリなどが中心ですね。

とにかく今まで見えていなかったものを、1つ1つアプリに登録することで情報や状況の共有ができました。
すると、どんどんスタッフの動きが見えるようになりました。

左:お中元お歳暮アプリ、右:アドレス帳アプリ

(左)お中元・お歳暮管理アプリ(右)アドレス帳アプリ
kintoneアプリ導入後の効果

スタッフ間フォローが容易に。情報はkintoneにある

スタッフ一人一人が、kintoneを見て案件を語り、判断するようになりました。

kintone導入前までは、どこに保存されているかも分からないExcelファイルを探すところから始まっていたのですが、今はkintoneの中で完結できるということが増えました。

クライアントさんの管理もできてきましたし、スタッフ1人1人の動きが見え出したことも効果として出ています。
このスタッフは今こんな事をしているのだな、ということも見えるようになりました。

今ではkintoneにはかなりのデータが入ってきていますし、スタッフ間でもお互いに何をしているかが見えるようになったことは大きいです。
そしてお互いの動きが分かることで、それぞれの動き方も変わってきています。今まで完全にブラックボックスで全然見えていませんでした。

過去の情報を探すにもkintoneを見ればすぐに探せるし、それまでのファイル探しのような手間が省けます。
さらに、kintoneで一番良いのは、アプリとアプリを掛け合わせることができるのがすごいなと感じています。

まずはクライアントさんの管理を中心に、各種手続きや報告書などの処理がアプリ間で連携できるのがとても良いです。

まだ道半ばですが、これからまたさらに変わっていきそうな兆候がありますよ。

Garoonポータル画面

Garoon ポータル画面
今後の展望

kintoneで見える化を進め、クライアントさんへより良いサービスを届けたい

社内のスタッフの方を見ると、みんなが一人で悩まなくて良いのだと。kintoneを活用すれば、悩みもkintoneを通して見えてくると思いますし、例え相談がなくとも、こちらから気付いてあげることができます。この案件がちょっと動いてないなとか、こんな重い相談が出ているな、ということが見えやすくなる。

そういうのをきちっとフォローしてあげたいと思っていますし、つまりkintoneを通してもっと風通しの良い職場を作りたいですし、できると思っています。

kintoneで社内の見える化をさらに進めることで、クライアントさんへより良いサービスを届けたいと思っています。

きたむら事務所様集合写真

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