2021.3.31
kintoneアプリを導入したきっかけ
営業支援をベースに、会計ソフトと連携させたい
以前使っていた製品も悪くはなかったのですが、会計ソフトとの連携ができず、何か良い方法はないかと思っていました。
その時にkintoneを紹介いただいて。元々kintoneという名前は聞いたことはありましたが、サクシーさんから営業支援ツールとして使えて会計ソフトと連携もできるとご提案をいただいたのがきっかけです。
kintoneアプリの活用方法
こんなに便利になってしまっていいのか…
kintoneを主軸として業務改善を進めています。請求に関する経理の業務、見積書作成といった営業の業務や、売上や販売管理、社内申請にも活用しています。
kintoneへの移行が新型コロナウイルスの影響が出そうな直前に完了し、本稼働できたことは本当に大きかったです。
緊急事態宣言が発令されてすぐに弊社もフルリモートワークに移行しましたが、これは完全にkintoneのおかげです。
具体的には経理の業務です。
kintoneに移行する前は請求書を印刷して印鑑を押して封筒詰めしてポストに投函、というところまで全て人の手でやっていました。他にも発注書も手書きで作ってFAXしていることも多かったです。
そして最後には全てを印刷してファイルに綴じて保管していましたので、後から探すのが大変でした。スキャナで取り込んでファイルサーバにも置いていましたが、その時にファイル名を間違えたらもう検索できないということもありました。
今では全てPDFにしてkintoneに蓄積しているので、メールで送って済ませる仕組みが出来上がりました。印刷して保存する必要もなくなったので、事務所の棚がかなりスッキリしましたね。
案件ごとにkintoneのレコードを開くだけでいいので、本当に楽になりました。
こんなに便利になってしまっていいのかなって思っています。
営業の業務でも活用が進んでいます。
かつての発注書や見積書はexcelでテンプレートを作って10枚ほど印刷しておいて、手書きで完成させていました。それをスキャンしてPDFしていましたが、そのファイルも社内のサーバに置いていたので、内容を確認するためには出社するしかありませんでした。
今では全てkintoneにありますし、いつでもどこでも確認できます。
案件の内容によっては、レコードを複製すればベースがすぐに出来上がるのもとても嬉しいですね。過去の印刷物を探してきてコピーして手書きで作成するなどということは無くなりました。コピーを重ねると文字も汚くなっていきますしね。
kintoneに移行してからは紙のゴミが減りました。コピー用紙を買う頻度が明らかに減ったので本当に助かっています。
経理も営業も、今ならいつでもフルリモートできる環境になりました。
慌てることなく、何とでも事業継続できます。
kintoneにしていなかったら継続して出社しないと業務は回せませんでした。スタッフによっては営業と経理を両立していますが、これも無理だったでしょう。出社して残業続きになっていたと思います。
請求書アプリ
kintoneアプリ導入後の効果
kintoneは本当に何でもできる
kintone以前のツールは入力事項が多くて、その作業や集計もとても複雑でした。教えるのも大変で、教わる方も覚えるまで時間がかかっていました。
手動で設定を変えないと数字がちゃんと出なかったりして。kintoneならそこが自動で出せるようになりましたので、誰しもの入力作業が楽になりましたね。
特に、資材購入の申請で感動しました。
それまでは紙や口頭で購入の最終承認を得るところまで済ませていたので、記録に残らないものもありました。フローそのものや申請結果も全てkintoneで実現できたのは感動の一言です。
社内フロー以外で、例えばグラフにも感動しました。
項目ごと、業種ごと、顧客規模などいろんな条件ですぐに集計できるのが本当に楽で嬉しくて。自動でグラフ化までされて分かりやすいので、そのまま営業会議にも使えますね。
クラウドツールって、最初は期待度高くてだんだん下がっていくイメージがあり、実は当初はkintoneにあまり期待していませんでした。
何でもできるからです。
何でもできるということは、全部ある程度のことしかできないのだろうと思っていたのです。ですので、会計ソフトと連携できて顧客管理ができればいいかな、程度に思っていました。
kintoneは実際にはそんなことはなく、本当に何でもできる。
要件に対してサクシーさんが何でも実現してくる。
本当に何でもできるからこそ、誰かに頼まないと厳しかったりするとも感じました。１から自分たちで作る自信はなかったので、誰に頼むかも大事ですよね。
サクシーさんがいたからこそ今があると思います。
エンドライン様 オフィス内
今後の展望
kintoneを軸に事業拡大を計画し既存業務のフローを見直している
コンサルティングのようなお仕事も入ってきていますし、社内外の業務フローを変えようとしています。
変化する業務に合わせてkintoneの改修をしていくつもりです。
他には外部クラウドツールとの連携を進めていきたいですね。
そこにはサクシーさんにも関わって欲しいと思っています。
カスタマーサクセスをしっかり考えておられるので、長いお付き合いができる。
当初は構築したらサポートは半年もあればもういいかなって思っていました。
ですが、サクシーさんのようなハイレベルなカスタマーサクセスを見せられると、長く伴走して欲しいと思うようになりました。
社内でも業務改善に関して考えることが多くなりました。kintoneのことも少しずつ分かってきたので、もっと効率化できるところを明確にしていきたいですし、実際にkintoneに乗せたい業務もイメージが出てきています。kintoneを活用すればもっと楽にできるだろうという業務があります。
その時にはまたサクシーさんに相談します。
