2021.4.7
kintoneアプリを導入したきっかけ
支社ごとに異なるフォーマット、kintoneなら一元管理できそう…？
サクシーさんに相談する前にも既にkintoneは使っており、連携サービスもいくつか契約していました。
弊社は取引先とのメールやFAXのやり取りが多く、例えばセミナーの開催案内をFAXで送って出欠の回答をFAXでいただき、それをスプレッドシートに転記して…という管理でした。
新型コロナウイルスの影響でWEBセミナーを始めようとしたとき、セミナーの誘引管理をkintoneでやってみようということでkintoneを導入し、フォームブリッジとkMailerも併用し始めました。
それだけなら自分たちでどうにかできましたが、他にも改善したい業務がありました。
既存の社内システムで実現できれば良かったのですが、この改修に時間もお金も大きくかかりそうだったので、スプレッドシートと社内システムとkintoneを併用することにしました。複数システムの運用ですね。
当時は企業管理をしているスプレッドシートのフォーマットが、なんと支社ごとで異なっていたのです。
具体的に、支社は北日本、東京、名古屋、大阪、福岡の5拠点。弊社はコンサルティングサービスを提供しており、全国で6,500社のお客様がいらっしゃいます。そのうち何社が契約を継続いただけるかも全てこの各支社独自のスプレッドシートで管理していました。
こうなると他拠点の把握はもちろん、全体の把握は全くできません。
元々セミナー管理でkintoneを活用し始めたので、顧客管理もkintoneでやりたいと思ったのですが、このスプレッドシートには様々な関数を使っていたので、kintoneへの移行は我々にとって非常に難解でした。
チャレンジはしても時間がかかりすぎる、そもそも本当に実現できるのかも分からない。
javascriptが必要なのかなとも思い、サクシーさんに相談しました。
具体的な連携のアイデアも含めて、解決へのご提案をいただき非常に助かりました。
これが本格的なkintone展開のきっかけでしたね。
エフアンドエム様 オフィス
kintoneアプリの活用方法
脱スプレッドシート！最小限の入力で済むシステムに
現在は企業管理、案件管理、日報あたりを中心にkintoneを活用しています。
元々はスプレッドシートから移行したいということでkintoneを導入しましたが、果たして本当にkintoneに置き換えられるのかという不安はありました。
さらに、このスプレッドシートも似たような入力項目でも役割が違うということで複数ファイル存在しており、一つの業務であちらにもこちらにも入力して…という運用をしていました。
案件管理や日報と週報と月報だけでもそれぞれ独立したスプレッドシートがあったり…です。
ただし、私たちのやりたいことは明確でした。
日報を入力すればそれが週報になり月報になり、顧客管理や案件管理にも反映され、さらにそこから自動的にその様々な成績指標を表すリストとして反映させたいと思っていたのですが、それがどうしても我々には難解で。
そこをサクシーさんはしっかり実装してくれました。
おかげさまで、今ではこれらをkintoneで実現できています。
算出したい指標や成績は最小限の入力をすれば自動で集計されますし、他のアプリにも連携されるようになりました。
日報は、最小限の必要項目を入力すればそこから週報や月報にもなるという構成が非常に助かっています。
これまで報告だけで3つや4つものスプレッドシートに入力をしなければいけませんでしたが、日報アプリだけに入力すれば良くなった。めちゃくちゃ楽になりましたね。
スプレッドシートを開くことなくkintoneの中で全てが完結できるというのが素晴らしいです。
連携サービスもkrewDashboardやkrewSheetなどを活用しています。
この2つ、実はサクシーさんにご支援いただく前から契約はしていたものの全く使えていなかったので、サクシーさんにご支援いただき、整えることができました。
社内にはkintoneの担当もいますし、自分たちでもアプリは作っています。
krewDashboardやkrewSheetにチャレンジもしているのですが、一番難しいところ、自分たちでは無理だなというところ、そして一番重要なところをサクシーさんにご支援いただいたという感じですね。
日報アプリ
kintoneアプリ導入後の効果
管理の質が上がり、会議用の資料を作る手間が大きく削減
前述の通り、kintoneだと最小限の入力で良くなったので、更新漏れが本当に少なくなり、データ管理の精度が上がりました。
数値管理やお客様の状況を管理する上で、これは非常に大きな変化です。
kintoneに移行したことで、作業量は減ったにも関わらず管理の質が上がったわけです。
kintoneを見るだけで、各支店だけでなく全国をまとめた状況まで瞬時に把握できるようになったのは非常にありがたいです。前に比べて格段に管理しやすくなりましたね。
弊社では月に1度、全国で集まって予実の報告会が開催されるのですが、スプレッドシートだと毎回の会議前に集計して会議用の資料を作らないといけないので、大きな手間になっていました。
今はそれが最初からkintoneで集計されてkrewDashboardで見やすくなっているので、無駄な手間が大幅に削減できました。これも大きな効果ですね。
顧客管理に利用しているkrewSheet
今後の展望
アプリIDは既に2000近く！kintoneを弊社提供のサービスに進化させる
kintoneを理解する人をもっと増やしていきたいですし、このあたりはサクシーさんにかなり勉強させていただいています。
kintoneで難しいなと思ったのは、弊社でいうと現在はユーザ数が70名ほど。当初はkintoneを使いたがらない人もいました。スプレッドシートでいいじゃないかと言われたこともあります。
自分たちでkintone導入して活用を推進しても、実際は数人しか使えていなかったのです。
当初に作ったアプリは対象が管理者だけという、活用ユーザが限定的なものが多かったのです。これらは現場の方が使うシーンがないので、kintoneは浸透しません。
みんなが毎日必ず使えるようにしたいなということで、企業管理や日報アプリなど、みんなが毎日使うアプリを用意し、kintoneが便利だと実感してもらえるように、そして社内での認知度を上げるように継続して意識しています。
これが現場へのkintone浸透に繋がっていて、今ではアプリを作れる人も増えてきています。
アプリIDも2000近くまでいっていますよ。
まずは社内のみんなに触ってもらって、kintoneの便利さをもっともっと実感して欲しいですし、活用しているkintoneを弊社のコンサルティングサービスとして広く展開していきたいという狙いもあります。
SACCSYからの提案、関わり方
サクシーの接し方、人間的な部分が良い。
サクシーさんの関わり方は率直に言って最高ですね。弊社にマッチしています。
一番良いのは、相談しやすいところ。そしてレスポンスが早いのもありがたいです。
少々無茶かなと思える要望でも可能な限り素早くご対応いただける。これがいいですね。
さらに、サクシーの皆さんは接する感じが良いです。人間的というか。大事なことだと思います。
私の個人的なイメージですが、システム関係のサポートというと業務的な対応をされるようなイメージがありましたが、サクシーさんは全然そんなことがない。継続してお付き合いしたくなる方ばかりです。話がしやすいです。
SACCSYの関わり方
現環境のアップデートを二人三脚で取り組んでいきたい
サクシーさんにはkintoneで弊社が飛躍するきっかけをいただきました。
次のアクションとしては、現在活用するアプリのアップデートをどんどんしていきたいと考えています。
既存アプリのアップデート以外にもkintoneでやりたいことはあります。
例えば、お客様へのアンケートが紙運用になっている部分もあります。ここをkintoneにしたいですね。
これからも、技術力を要する部分はぜひサクシーさんに相談させていただきたいと思っています。
本当に良い顧問だと思っていますし、めちゃくちゃ感謝しています。
