顧客管理から請求業務まで、幅広い業務の一元化に成功

kintoneを導入したきっかけ

自分たちで作り上げる業務システムへの挑戦

既存システムが保守期限を迎え、更新の時期がきていました。複雑で使いにくさを感じており、バージョンアップ費用も非常に高額であったため、この機会に”もうすこし使い勝手のいい”別システムに移行することにしました。
これまで、ペーパーレス化を進めたいと考えていたものの、その実行には至っていませんでした。
日々大量の印刷物があり、何をどう減らせばいいのかがずっと課題でした。

様々なシステムの話を聞いた中で、kintoneが一番求めていることを実現できそうでした。
自分たちで開発できて、簡単に仕様変更ができるシステムを探していたので、「これだ！」と直感しました。
しかし、kintone内には業務アプリがたくさんあり、これまでのシステムを全てkintoneに移行する作業は自分たちだけでは難しいだろうと考え、サポートしてくれる会社を探しました。
そして、kintoneを導入・開発から運用まで一貫してサポートしてくれるところが気に入り、サクシーさんにお願いすることにしました。



日本ハーベスト様 - 新年会にて -

現在のkintoneアプリの活用方法・導入後の効果

一番の効果はペーパーレス化、紙を大幅に削減することに成功

初めてサクシーさんに訪問していただいた際に、出力している帳票の量を見て「これはやめましょう」とビシッと言ってくれたのを覚えています。
今では、kintoneを活用して顧客管理、契約管理、請求、入金など、お客様に関連する業務システムの移行を実現し、そして改善することができました。
結果として、ペーパーレス化が進み、紙での出力が10分の1から20分の1程度に減少しました。
言われた通り紙の出力が減り、「やればできるんだな」と感じています。


-請求書-


-産業廃棄物収集連絡票-

また、以前はシステムの連携が不十分で、案件の情報を調べる際には複数の画面を開いてそれぞれで検索する必要があり、時間がかかっていました。二重登録もありました。
今では、スムーズに情報を得ることができるようになり、二重登録もなくなりました。
システムの切り替え時には緊張し、寿命が縮まるのではないかと思ったほどでしたが、今となっては切り替えて本当に良かったと感じています。


-売上一括計上システム-

SACCSYの関わり方

リモートでもスムーズに進んだ業務改革

これまで、対面や電話でのやり取りが多く「リモートでの打ち合わせや、チャットでのコミュニケーションでシステム移行を進められるのか」と不安を感じていました。
しかし、実際には月に2回リモートでの打ち合わせで、うまく要望を伝えながら進めることができました。
複雑な要望に対しても、どうにか実装できないかと知恵を絞ってもらえて、感謝しています。
打ち合わせ以外でもチャットですぐに連絡が取れるため、安心してお任せすることができ、心強かったです。
結果的に現在のシステムにはとても満足しています。

今後の展望

kintone活用の場を広げ、様々な情報をkintoneのみで管理できるように

システムの切り替えをして数ヶ月が経ち、従業員もだんだん新しいシステムに慣れてきました。
今後は、kintoneの活用範囲を更に広げ、Excelで管理している情報などもkintoneに移行していきたいと考えています。

そして、年内にはゲストユーザーや、スペースを利用した活用も考えています。
それに伴い、自分たちでもkintoneやk-Reportを使って業務の効率化を図っていきたいです。
もうしばらく、サクシーさんにはお世話になりそうです。


日本ハーベスト様 -You Tubeより-