2021.11.2
kintoneを導入したきっかけ
セミナーで紹介されていたのを聞いて、興味を持った
当時の弊社は社内規則などが整っていませんでした。幹部からの声でこのあたりをしっかり整備して見やすくしようという話になり、まずは業務改善セミナーに参加してみたことが全ての始まりです。
セミナーの中でkintoneの紹介があり、社内規則の整備だけでなく幅広い業務効率化も可能だと聞きました。他にも悩んでいたタイムカード運用をなんとかしたいとも思っていたので、ちょうど良いかもしれないと興味を持ち始めたのがkintoneとの出会いでした。
すぐにkintoneを導入し、その直後にkintoneに特化したセミナーにも参加したのですが、一度や二度のセミナーではなかなか理解が追いつかず、これはkintone特化ベンダーさんの支援が必要だと感じ、サクシーさんをご紹介いただきました。サクシーさんと出会った頃にはタイムカードだけはkintoneで運用していました。
本当はタイムカード以外にもkintoneを展開したかったんです。タイムカードアプリを触ることでkintoneに慣れてきた頃、社員からもっとこうできるのは？という声がたくさん挙がってきてもいました。ですがアプリがなかなか良い仕上がりにならない。そこでサクシーさんのサポートを受けることになりました。
現在のkintoneアプリの活用方法
アナログ業務や単独管理の情報をkintone化し、連携して管理できるように
kintoneを導入した当初は、正直言って使いづらいという声がありました。そこで現場からの意見や良し悪しの声に耳を傾けて、必要な要望は取り入れながらブラッシュアップを進めてきました。それが現在のタイムカードアプリです。
当時のタイムカード運用はアナログな打刻で、その後の給与計算も全て手動でやっていたため、毎月の大きなストレスになっていました。計算間違いが発生することもゼロではなく、迷惑をかけることもありました。そんな当時を思うと、kintoneに移行できたことは大変嬉しいことです。順調に活用できていますし、全社として使うことで皆がkintoneに慣れてきたかと思います。
kintoneの導入から3年ほど経ちましたが、今では在庫管理、取引先管理、案件管理、納品書や請求書などへと活用を拡げています。
導入後の効果
1〜2日を要した作業が30分で！さらに作業の見える化、働き方の意識変化まで
在庫管理、進捗管理など、kintone導入前はそれぞれ単独で管理されていたのがkintoneに移行することで、管理する情報のアプリ間連携も取れるようになりました。実際に現場からは業務の手間がかなり減って仕事がしやすくなったという声が挙がってきています。
納品書や請求書も一元管理できるようになり、現在も便利に運用しています。特に、書類を書く手間が省けるようになったのは大きな変化で、作業効率が明らかに向上しました。
導入前は、納品書や請求書発行までのフローが1日〜2日もかかってしまっていたのですが、kintone導入後の現在は30分もあれば完了するようになりました。導入直後は新しいフローに慣れるまで少し時間を要しましたが、操作に慣れたら本当に効率化できました。この変わりようには実は私も驚いていますよ。
kintoneが業務の中心になってきた今になって感じるのですが、手書きってこんなに時間がかかるものなのですね。確かに手書きが大事な時もありますが、そうでない時もたくさんあるので、そこをkintone化して作業効率が高まったのは本当にありがたいことです。
導入後の効果として見逃せないのがあと2つあり、『作業の見える化』と『働き方への意識変化』です。
作業の見える化については、職員それぞれに責任を持って担ってもらう業務をkintoneで見える化できました。手書きメモで共有していたことをkintoneに残して、振り返りまでできるなんて、とても助かっています。メモだけでなく、各案件の経緯や結果といった詳細な情報が確実なものとして記録されていくことが素晴らしいですね。弊社は業務の兼務が多く職責が幅広い。そのため情報共有を高品質に浸透させることは非常に重要です。そこにkintoneを使ったコミュニケーションが役立っており、見える化も相まって職員の働き方に対する意識が高まってきました。
業務で紙を利用する機会が減ってきましたし、時代に合った働き方にもなりつつあります。
他に社外的な効果もあり、取引のある会社さんからkintoneでのタイムカード管理や、見積書発行の仕組みがとても羨ましいという声をいただきましたよ。
（左）納品書アプリ（右）請求書アプリ
今後の展望
皆の想いを交わすプラットフォームをkintoneで実現したい
まずは、これまで以上に業務の紙運用を減らしていきます。
例えば朝礼議事録も紙運用を脱するべくアプリを作成中ですが、kintoneを理解する職員も増えてきており、操作に慣れてきましたから、完成前ですが既に現場から要望が出てくるようになりました。良いものができそうです。
また、ここからは少し抽象的にはなりますが、弊社は率直な意見が言い合える環境づくりをもっとやっていけると思っています。そしてそれがkintoneを通じて実現できるであろうことに大きな希望を持っています。
正直言って、日々の業務は忙しいです。だからなのか、職員同士が腰を据えて話し合う時間がなかなか取れない。限られた状況でないと集まって話し合うことってなかなかない。それが例えばクレーム対応だったりするのですが、その場で話すことはあくまで対応までです。
自分の仕事に対する思いや、将来やりたいことを言い合える場、そういうコミュニケーションを交わすフラットフォームをkintoneで作っていきたいですし、できると思っています。
自分の思いを伝えきれなくて悩んでいる人は弊社内にもいると思っています。もっと良い会社にしていくために、職員が抱えている小さな意見や想いを引き出せるような、そして互いに伝え合えるような組織にするためにkintoneをもっと活用していきたいですね。
これからは若手の採用も増やしていきたいですし、展望を語り出すとたくさん出てきますが、基本となる情報共有をさらに高品質なものにし、誰もがさらに働きやすい環境をkintone活用で作っていきたいと思います。
