2022.12.22
kintoneを導入したきっかけ
資料や情報は個人単位で管理、フォーマットもバラバラで共有するにも非効率だった
元々、情報の一元管理ができておらず、データは各々が持っている状況でした。
例えば、売上明細はそれぞれが管理しているため、必要な情報を得るためには所有者を探し、送ってもらうように依頼するといった感じでした。何かわからないことがあると、自分より長く勤務している人から資料をもらったりと、やり取りが大変でした。
それ以外の情報や案件の管理方法も、各々でExcelやWordなど自分のまとめやすいフォーマットに記録をして管理している状況でした。皆が同じような作業をして、似たような情報を各々持っていてとても非効率だったので、それを統一したいと思い導入を決めました。
現在のkintoneアプリの活用方法
情報はkintoneの中に統一され一元化が実現、申請業務もシステム化
主に活用しているのは、日報、そして案件管理です。みんなが各々持っていた情報がkintoneに統一され、同じ形式で見られるようになりました。
サンプル申請書もよく使います。今まではExcelに入力をして、上長に申請し、許可が出たら、受発注先へ注文していました。
申請書を作る際、施設ごとに出せる個数に規定があるので、今までは申請書を受けた上長がその都度目視で確認していたのが、今はkintoneの中の関数で全部判定ができるようになりました。プロセス管理の時に条件分岐してくれるので、上長はシンプルにその申請内容に対して妥当かどうかを判断するだけになり、自動化された仕事が多くなったことで、確認事項が減りました。
あとは、見積もよく活用しています。
ポータルに売上を掲示して、みんなそれを毎日見ているので、売上についても意識することができていると思います。
見積アプリ - 製品選択画面
導入後の効果
情報一元化により進捗状況が共有され、引き継ぎもスムーズに
先程お話にあがったサンプル出荷申請や、有償見本出荷申請など、申請書系の決済が早くなりました。
何と言っても、情報が一元管理されたことは大きいですね。
営業の人が退職した時や、担当者が変わったりする場合に、今までは案件管理といっても、担当者が、その人の書き方で書いている独自のものだったのですが、今は皆、kintoneの決められたフィールドに入力しているので、案件情報を見れば、引き継ぎの説明をしなくてもどこまで進捗しているのかが把握できるようになりました。営業先での過去の履歴がわかるようになり、引き継ぎがスムーズになったことは会社全体の信頼にも繋がっていると思います。
また、製品マスタには在庫数がのっているので、見やすく、把握しやすくなりました。それにより、見積を作る時に在庫数を確認しながら作るようになりました。
イソメディカルアドバンス様 取扱製品
SACCSYの関わり方
気になることは即時解決、自身で運用していくためのサポートをしてくれる
福岡を中心に展開していこうと思っていたので、サポートしていただくのも福岡の企業を希望し、サクシーさんは小回りが効く企業さんだと伺いました。実際に、月１回の定例ミーティングはオンラインの他、会社が近いこともあり、訪問でもご対応いただけているので本当にありがたいです。
ご相談し始めた段階では、こちらもまだkintoneでどうしたいのかというのがあまり定まっていなかったのですが、積極的にご提案いただき私達が取り組むべき課題を明確にしていただけました。サクシーさんにお願いして本当によかったです。
普段はチャットでお願いすることが多いのですが、具体的な依頼を投げても大体2〜3日以内にはいつも返してくださるので、いつも即時対応してくださって助かっています。
今後の展望
業務をさらにkintone化、ペーパーレスを押し進めていきたい
まず一つは、一番最初から構想にあるデモ器の運用を作りたいです。
今在庫数を皆が把握できるようになったのと同様に、リアルタイムでどのデモ器が空いている状態なのかがわかるように、まずそれを完成させたいと思っています。
あと、受発注をkintoneの中でシステム化することができたら、一番活用されるアプリになりそうです。
まだまだこれからアプリを増やし、さまざまな業務をkintoneの中で運用できるようにしていきたいです。
ペーパーレスにしたいという目標もあります。会社用の申請書などはまだ紙媒体で処理をしている状態なので、完全にペーパーレス化できるかはわからないですが、kintoneでデータを管理し、少しずつでもペーパーレスを推し進めていきたいです。
