2025.9.19
kintone導入のきっかけ
「らしくない桑原」にマッチするkintoneの柔軟性
私たちは、「らしくない桑原」を掲げる社会保険労務士事務所です。
「社労士事務所らしくないね」と言われることを、ほめ言葉だとポジティブに喜べる事務所でありたいと考えています。
kintone導入のきっかけは、代表が知人の社労士さんから紹介を受けたこと。
そこでシステム担当者が導入を進め、試行錯誤を経てkintoneを本格的に活用するようになりました。
導入前は、自社独自で構築した進捗管理システムを利用していました。
しかし、構築を依頼した会社との契約が終了した後は、アップデートされない古いシステムをを使い続ける状態に。
使い勝手自体は悪くなかったと思いますが、例えば検索機能が限定的で「顧客番号や名前でしか検索できない」等の不便さや、システムを業務の変化に合わせて改善ができない等の問題がありました。また、Excelや手書きで対応している業務もありました。
こうした課題を背景に、自由にアプリをカスタマイズできるkintoneの柔軟性が私たちの社風と合致すると感じ、導入を決めました。
事務所外観
-銅板屋根は従業員やその家族で手作業で折られたもの。事務所内のテーブルや照明も歴史や伝統のある素材を使用-
現在のkintoneアプリの活用方法
すぐに見える進捗管理と早く正確な請求業務
現在kintoneを中心に業務の可視化と効率化を進めております。
入退社手続きなど複数の工程がある進捗管理では、どの手続きがどの段階まで進んでいるかを一目で把握できるようになり、担当者間の情報共有も円滑に行えるようになりました。
受付対応アプリ：業務の処理状況などが一覧で確認可能に
各事業所の特色や履歴も一元的に管理されており、一つの番号で仕事の進捗状況と詳細な背景をまとめて把握できるようになりました。
また、検索機能の利便性も大きく向上し、必要な情報を迅速に取り出せるようになりました。
次に、請求業務です。従来は『報酬関係Excel』や『給与計算Excel』を印刷し、各担当者が手書きで記入。その後、請求担当が『まとめるExcel』に再入力するという、手間と誤入力のリスクを伴う作業を行っておりました。
これらの情報をkintone上で一元管理することで、各企業担当者と請求担当者が同じ情報を確認しながら作業を進められるようになりました。
また、krewDataとk-Reportを活用し、自動振替システムへの入力や請求書・領収書の作成を「ボタン一つ」で完了できるようになりました。
krewDataを活用し複雑なデータを一つのアプリにまとめることに成功
さらに、以前は関連会社ごとに個別に送っていた請求書や領収書も、kintoneからの出力でまとめて郵送できる仕組みも実現しています。
請求書アプリ：一つのアプリに集約し、k-Reportを使ってボタンひとつで出力
導入後の効果
1週間の作業が3日に、2日の作業がボタン一つに、郵送費は1/3に
kintone導入により、業務効率化とコスト削減、そして社内の業務改善文化の醸成を実現できています。
請求関連の作業について、従来1週間かかっていたものが、現在では3日で完了するようになりました。
運用に慣れれば、さらに作業時間の短縮も見込めます。手入力に伴う2人体制でのチェック作業が不要になり、計算ミスも発生しなくなりました。
請求額の合計値のチェックも格段にしやすくなっています。
また、毎月2日を要していた請求書や領収書の作成も、ボタン一つで可能となりました。
さらに、郵送物が約1/3に削減でき、コスト削減にもつながっています。
kintoneのアプリから請求書はPDFで出力可能に
このように、手間のかかる作業を削減できたことで、本来注力すべき業務に十分な時間を充てられるようになったことが、何よりも大きな成果だと感じております。
SACCSYの関わり方
悩んだ時「聞いてみようか」とすぐに頼れる相談相手
社内で答えが出ない時「サクシーさんに聞いてみようか」とすぐに相談しています。
相談すると、適切な意見や対応策が返ってくるので、とても安心してやり取りができます。こちらの意図を汲んで的確に理解してくれる点は非常に心強いですね。
思いつきで提案した内容や、少し漠然とした要望にも、うまく対応していただけるので助かっています。
例えば、以前使っていたExcelのファイルを『これ、理解できるのかな？』と思いながら渡しただけでも、サクシーさんはすぐに意図を汲み取り、形にしてくれました。
今後も運用の中で新たに思いついたことがあれば、ぜひ助けていただきたいと考えています。
今後の展望
自ら作り上げる仕組みが事務所の力に
私たちは、これからもkintoneを使って業務改善に取り組み続けます。
まずは、請求業務の更なる効率化を行います。
また、助成金申請など、これまで個人に依存していたタスク管理をチーム全体で可視化し、半年後に到来する忘れがちな手続き等を確実に遂行できる仕組み作りも進めます。
これにより、管理者もタスクの進捗をチェックしやすくなり、適切なタイミングでの指示も可能になると期待しています。現在、案出しのための話し合いを重ねているところです。
kintoneを導入して良かったと感じるのは、様々なメンバーが話し合いながらシステムを作っていることです。
いろいろな意見が出ることでより良い仕組みが生まれますし、自分たちで作り上げたという愛着も湧きます。この点が、自社の業務改善に大きくつながっていると感じています。
これからも、kintoneという柔軟な素材を活かし、私たちの「らしくない」自由な発想で業務改善を行い、型にはまらないユニークな社労士事務所であり続けます。
