2023.10.18
kintoneアプリを導入したきっかけ
Excelでの顧客や案件情報の管理は限界があるし、そもそも本来の役割ではない
顧客や案件の情報を効率的に管理したいと思っていたことがきっかけです。
当初はExcelなどで管理していましたが、弊社は従業員数が多くはありませんので、専用のツールを導入することなくやっていました。しかし案件が増えるにつれてそれも難しくなってきました。Excelが案件情報を忘れないためのメモ機能のような使い方になってしまっていたんです。けどこれってExcelの役割ではありませんよね。
そこで何か良いソフトがないかと探していて、目に留まったのがkintoneです。私は新しいものが好きだったりするので、kintoneについても導入前に結構調べました。とりあえず自分で使ってみないと、イメージもできないなと思い、最初は自分で四苦八苦してみたんです。
正直言って、溺れかけていたところにサクシーさんから手を差し伸べられたので、夢中で掴んだことを覚えています。
そもそも、kintoneの導入をサポートしてくれる会社があるというのを最初は知りませんでした。独学でkintoneを調べて触っていましたが、これは素人には難しいのではなかろうかと思ったことも多々あります。kintoneの導入をサポートしてもらえるとしても、なぜプロに依頼しなきゃいけないのか、という必要性をちゃんと理解するためにまずは自分で四苦八苦してみたわけです。
その中で多くを感じました。単にkintoneを使うだけなら知識を習得すればできるのかもしれませんが、使いこなすというレベルに達するには独学ではとても無理だろうと思う時があって、そこでそのまま挫折していく方も中にはいらっしゃるかと思うんです。
kintoneが有用だということは多くの人が理解できると思いますが、ここで使いこなすイメージができるかどうかなんですよね。イメージできない方の方が多いのかなと個人的には感じました。じゃあ導入支援に対してお金を払うのかと考えると、そこまでして導入しなくてもいいかという人、それでも導入したいという人、色々いらっしゃるかと思いますが、弊社は後者でした。
kintoneを使いこなせずにそれまでのやり方を継続するのかと考えると、業務的に、いえ、それどころか会社としてこの先の運営が厳しくなってくるのではないかと感じたんです。
売上を上げるということは当然ながら案件を増やす必要があります。案件を増やせば自分たちの管理が難しくなるということであれば、企業として成長ができなくなってしまう。ここは投資ポイントだと判断し、外部の専門家を招いてみよう、サポートいただこうと決意しました。
サクシーさんは場所的にも近いことが分かったので、まずはちょっとお話聞いてみようと。
そして、導入実績や具体的な提案など様々ご説明いただき、お話を聞けば聞くほど、やはりこれはもう頼むほかないということで正式にサポートをお願いしました。
言った通り、サクシーさんにお願いする前に自分なりにkintoneを色々調べていましたが。できることばかりじゃないことも見えてきていましたし、やりたくてもこれは難しかろうと思って諦めていたことをサクシーさんは実現してくれました。なんでもできるので感服したことを覚えていますよ。
kintoneアプリの活用方法
構築いただいた仕組みはフル活用し、自分でも手を加えて活用の幅を拡大
サクシーさんに構築いただいたアプリは徹底的に活用しています。
顧客管理、案件管理、見積管理、請求管理、経費管理など、弊社業務の一連を包括していて、今ではすっかり業務ツールの軸となりました。
他にはWEBサイトのお問い合わせも活用していますし、これは情報管理の効率化に一役買っています。問い合わせ情報がkintoneに自動で登録されるのはありがたいです。
単純なお問い合わせだけでなく、お仕事の依頼もまとめて蓄積されるので本当に便利です。
基本はサクシーさんに構築いただきましたが、グラフを自分で追加しました。
売上実績と見積を集計した予実管理をグラフでパッと見ることができて、非常に役に立っています。記憶に頼っていたこれまでと比べても、よりリアルな情報で予実管理が可能になりました。
SACCSYの関わり方
何でも相談でき、独自の世界観が強い業界を繋ぐきっかけを形にしてくれた
弊社向けのカスタマイズも感服のひとつなんですが、まさにプロの技ですよね。半ば諦めていたことを実現されると、こちら側としては参りましたと言うしかない。本当に感謝しています。
独自の世界観が強い業界を繋ぐための情報変換のきっかけをkintoneで実現してくれたと思うと、本当に感謝しかありません。
機能的に見ると限定された範囲の小さな機能で、数分の手間が改善されただけなのかもしれませんが、この数分が本当に困ってストレスになっていた数分だったので、弊社にとっては非常に大きな改善です。
サクシーさんとお話していると、できないことはなくて何でもできると思ってしまうので、欲がどんどん出てきます。あれも、これも…ものすごく心強いですよね
色々と頭の中でイメージはするんですが、取り組む労力と時間を考えて諦めてしまう。そこで相談できるサクシーさんがそばにいると、ざっくりした伝え方でもすぐに理解してくれますし、気軽に相談できます。
もし無理でも代替案を出してくれますし、それって弊社にとっても新しい気付きに繋がるんですよね。これどうにかなりませんかと聞くだけでも丁寧に対応してくださいますし、本当にやりやすいです。
和暦/西暦の入力に対応したカスタマイズを実施（案件管理アプリ）
kintoneアプリ導入後の効果
kintoneさえ見ればひととおり分かるようになった
かつては状況や業務量の確認があちこちのソフトをチェックしないと把握できませんでした。今ではkintoneさえ見れば分かるようになりましたし、同時に求める情報に対してアクセスしやすくなったのは大きな変化です。
本格的に運用し始めて半年ほど経ちましたが、業務の全体感が個人の感覚ではなくデータとして管理でき、しかもいつでも把握できるようになったのが嬉しいですね。
売上といった数値的な予実だけでなく、進行中の案件や今後の予定など、業務自体の予実を捉えることまでもがとても容易になったなと思います。
kintoneに登録しておけば予め設定した条件の一覧で表示されるのが良いですね。
必要な情報を必要な部分だけ表示させることができるので、データに対して深く考え込まずに接することができるようになりましたし、必要最低限だけを記憶に留めておけば良いわけですから、精神的にとても楽になりました。
極端に言うと情報を忘れても問題がないですよね。kintoneを見れば即座に記憶がよみがえるように登録していますし、じゃあ今月は何をどのくらいすべきかという準備にも力を回せるようになりました。
見積書や請求書などもkintoneから印刷できるようになり、イージーミスが減りました。kintone導入以前の書類作成は手入力が基本でした。別件の類似書類を複製して細かい部分を修正していたりでしたが、kintoneを使うとファイル複製やデータ転記は必要なくなったので、書類作成のミスが激減しました。
見積書や請求書を作る前に、案件管理としてkintoneに必要な情報は入っているわけですから、最初の案件管理に登録する情報が間違いなければ、あとはボタンを押して進めるだけ見積書や請求書が出来上がるわけです。めちゃくちゃ便利ですよね。
書類作成後、提出前の最終のチェックでも見るべきところが減りましたので、ストレスが大きく減りました。
今後の展望
出力する書面の種類拡充やデータベースとして次の業務への活用を
見積書や請求書はkintoneで出せるようになったので、次は各種の報告書もkintoneから出すようにしようとしています。
蓄積された顧客や案件の情報を集計・分析をし、次の業務に活かしていくことをkintoneに期待していますが、現在はこのようなデータベースとしての活用がまだしきれていないかと思っています。
具体的には、こんな案件の情報ありませんかって言われたとき、類似案件をすぐに検索できる便利な仕組みをkintoneで実装したいですね。
今までこれを全て頭で管理していたわけですが、やはりシステムに頼りたいです。
印象的な事案は覚えていても、そうでない事案は忘れてしまいます。曖昧な記憶で200件とか300件の書類から探し出すのはとにかく労力を要しますし、忘れていることもあるしで結局見つからないこともあるわけです。
案件の検索、見積書の検索、請求書の検索…案件のステータスに応じたkintoneのデータベースとしての活用を深めていきたいです。
また、問い合わせの仕組みを弊社のお客様に浸透させたいです。
kintoneと連動した問い合わせフォームを実装したとはいえ、弊社お客様の業務特性上、現在でも紙での問い合わせをいただくシーンがまだまだ多いです。
社外に向けてのシステム活用浸透は、社内向けのそれより大変かとは思いますが、ペーパーレス化に向けて取り組んでいきたいと思っています。
SACCSY代表の行武（左）、メディカルリンクス代表の川井様（右）
