営業管理から送付先の印字まで、様々な業務のkintone化に成功、さらなる会社全体の成長に繋げていく

kintoneを導入したきっかけ

自社にフィットしそうな柔軟性と直感的な操作が決め手に

導入前の課題は、データの共有、一元管理ができていないことでした。例えば、事務処理で同じデータを複数のファイルに入力するなど、非効率な作業がありました。
案件を受注した際も、≪営業担当者がスプレッドシートに入力した後、事務担当者に電話で伝え、内容に変更があればまた入力し、電話で伝える≫というような手間のかかる流れもありました。
“もっと効率よく業務ができれば”という考えから、業務の改善に踏み出しました。

複数のツールを検討しましたが、なかなか自社にフィットしそうなツールがなく、決めかねていました。
比較検討する中で、YouTubeでkintoneの紹介動画をに出会いました。そこで、操作が直感的で、かつ業種や業務に合わせて、業務アプリを自分たちでカスタマイズできる柔軟性に興味を持ちました。
顧客情報や営業・案件の進捗などのデータ共有、一元管理が実現できると感じ、kintoneの導入を決めました。





オクイチ様　-現場作業中-

現在のkintoneアプリの活用方法、導入後の効果

記録と共有で進化する営業管理と効率的な業務運営

営業管理としての機能については、とても満足しています。
例えば、各営業担当者は、営業先で意識することやターゲット、取引先の反応を記録し、営業記録として残すことが可能になりました。これにより、営業管理はもちろんのこと、営業社員の効率的な育成にもつながっています。


営業管理アプリ

例えば、営業担当者が、営業記録で「次回はこうする」とアクションを宣言することで、モチベーションや成果の向上につながっています。また、これまで営業会議で話していたことを言語化し、記録として残せるようになったことで、研修用データとしても活用できるようになりました。

見込み管理についても容易になりました。プルダウンメニューで迅速に情報を絞り込むことが可能です。リマインダー機能を併用することで、決めた日付に通知ができるようになり、効果的な営業活動を行うことができるようになりました。

さらに、事務担当者への案件の引き継ぎや情報共有についても、格段に速くなりました。
これまでは、案件を受注した後、スプレッドシートに入力し、電話を掛けていましたが、今では、案件管理アプリで、全ての情報を伝えることができるようになりました。
コメント通知機能があるため、電話やチャットを使わずとも、リアルタイムで質問ができ、データに紐づいて情報が整理されているため、過去のやり取りを探す必要もなくなりました。

これまで知識と経験が必要だった見積書作成についても、誰でも簡単に作成、修正、印字が行えるようになりました。また、契約書、各種伝票、挨拶文、送付状など、kintoneからボタンひとつで印字ができるようになりました。



見積書及び内訳明細書

送付状


その他、取引先に空き家情報を提供する資料についても、空き家アプリを作成し、印字できるようにしています。
入力が簡単になった上に、取引先からは完成度が高いと良い評価をいただいて、タイムパフォーマンスの向上にも繋がっています。


空き家管理アプリ

SACCSYの関わり方

点と点ではなく、線で繋がるアプリ構成

kintone導入時には、サポートしてくれる会社を探し、3社の話を聞きました。その中で、一番しっくりきたのがサクシーさんでした。
当社の状況に寄り添ってくれ、コミュニケーションがとりやすく、また、「ないものは作ります」というスタンスで、信頼できました。kintoneをやっていくのであれば、ここが一番だと思い、サクシーさんの伴走サポートを受けることにしました。

実際に伴走サポートを受けてみて、ちょうど良いサポートだと感じています。開発ペースもちょうど良く、こちらの要望も新しいアイデア等でどんどん変わっていくのですが、柔軟に対応してくれます。
常にチャットでのやり取りができ、要望を思いついた時にメモ感覚で入力すると、顧客は当社だけかと思うほどに、細かく、即時に対応してくれています。
そして要望に対応してくれるだけでなく、全体をみてリードしてもらえるところにも感謝しています。おかげで、こちらがどんどん要望を出しても、アプリ同士がバラバラにならずに関連性が保てています。
正直なところ、サクシーさんでなければ、ここまでのアプリは作れなかったと思います。


今後の展望

全員で回すPDCAサイクル！kintoneで組織の成長を実現し、未来へ挑戦する

次は、予算実績管理のkintone化を検討しています。予算を組んで、結果を数字で振り返り、達成・未達成の要因を分析し、トップダウンではなく全員で対策を講じる。kintoneを活用して、PDCAサイクルを回し続けることを”組織の当たり前”にし、社員一人ひとりの成長を実現し続けたいです。そしてデータを溜め続け、さらに高度な分析・活用をしていきたいです。
また今後の展望として、他業種にも積極的にチャレンジし、事業拡大を目指します。新しいステージに進む時にも、kintoneが力になってくれると期待しています。