過去データの移行やアプリ間の連携で劇的な時短が実現

kintoneを導入したきっかけ

すでに活用していたkintoneを引き継ぎ、試行錯誤が始まった

当社は、海外工場で組み立てた美容機器を購入し、検品を行い、お客様の納品ご希望日に合わせて効率的にお届けをすることを主な業務としています。
美容機器の特性上メンテナンスが不可欠なので、修理も担当しています。
また、エステサロンを開業したいと考えている方から当社へ問い合わせがあった場合、実際にお客様の元へ出向いて、取り扱っている美容機器を紹介し、販売やレンタル業務を行なっています。

そういった顧客リストの管理や在庫の管理、サービスに関する業務を、もともとkintoneで行っていました。
前任の担当者から引き継いだ後、同じ様式を使用していましたが、自分にとっては少々使いにくいと感じ、また営業部からも改善の要望が寄せられました。
できるだけ費用をかけずに独学でプラグインを設定したりしましたが、素人の感覚でカスタマイズして、結果的に複雑になってしまい…「誰か助けて〜」という感じでした（笑）

顧客管理リストに関しては、最初に前担当者が作成したものと自分が担当してから作成したものがあり、どれを参照すれば良いか分からない状態になってしまいました。
これを解決するために社内で相談し、kintoneのカスタマイズをサポートをしてくれるパートナー会社を探し始めました。


SACCSYの関わり方

「kintone一筋」の一言を見て、二人三脚での開発を行う

サイボウズのパートナー紹介のページからいくつかの企業を検討しましたが、多くの場合、数ヶ月で終了するパッケージサポートが主流で、「その期間で終わらなかった場合はどんどん契約が延びてお金がかかるのでは？」と不安になりました。しかし、サクシーさんは1年間のサポート期間を提供しており、何よりも『kintone一筋』と書かれていたので、ここしかないなと確信し、お願いすることにしました。

ご相談したことに関しては、基本的には当日か翌日には対応していただいて「あっ、いつの間にかできてる！」という感覚でした。
もちろん、お願いした内容によってはそれ以上の日数がかかることもありましたが、対応のスピードに関してはとても満足しています。

サクシーさんのサポートを受けて10ヶ月くらい経ちますが、1からアプリを作ることよりも、過去データの移行や、自分で作ってごちゃごちゃしてしまったものを整理してより良く使えるようにすることの方が大変だったので、一人では絶対にできなかったところを助けていただきました。


マスタ整理用のカスタマイズ


現在のkintoneアプリの活用方法、導入後の効果

手書き作業からデジタル化へ、データの連携で作業時間が大幅に短縮

最初に「11_会社マスタ」と「12_店舗マスタ」と「13_出荷」アプリを作り、その後「21_商品マスタ」「22_本体見積」といった順序でアプリを構築し、以前のデータとの連携を行ったことで、データの移行がスムーズに進みました。アプリに数字をつけて設計していただいたことで、わかりやすく、業務の流れをイメージしながら整理して進めることができたと思います。


業務スペース − ポータル画面

見積もり関連のアプリについては、サクシーさんにカスタマイズしていただいて、非常に便利になりました。

現在は最後の紐付けが完了し、これまでのデータが新たに作成されたアプリに統合されました。これにより、データを読み取るだけで必要な情報が瞬時に表示され、業務の効率が向上しました。データの引き継ぎや移行は、サクシーさんにとっては大変な作業だったかもしれませんが、そのおかげで劇的な時短が実現し、大変助かっています（笑）


本体見積アプリ − カメラでバーコードスキャンすることによりシリアルナンバーを自動取得

引き継いだ際にごちゃごちゃしていると感じていたアプリも、全てが大事な様式であることから、アプリ自体の数は減っていませんが、サクシーさんとの開発により、入力一つで完結するものや、他のアプリとのスムーズな連携で簡素化することができました。

さらに、今まで手書きで行っていた作業に関してもデジタル化することができ、運用時間が大幅に短縮されました。
 

今後の展望

基盤はできたので、今後は細かい設定や開発、社内展開を行っていく

kintoneの導入とサクシーさんのサポートにより業務の進化が実感できていますが、もう少し編集が必要なところがあったり、使用者側がまだ使い方を十分に理解できてなかったりするところがあります。
今後の課題として、その更新作業や社内での活用方法を考えていく必要があるかなと思っています。
カスタマイズにより使いやすさが向上していますので、これを活かして迅速な更新が可能かもしれません。

また、資産管理に関しても、kintoneを活用すれば非常にスムーズにデータ化できると期待しています。
社長との相談のもと、この領域でもkintoneを活用して資産管理のプロセスを効率的にデジタル化できれば100点満点です。