あらゆる情報がkintoneに集約、大幅なペーパーレス化と一元化が実現

kintoneアプリを導入したきっかけ

あらゆるデータが連携できておらず入力の手間が重なっていた

既存で使っているソフトが見積と売上で連動していませんでした。
管理がバラバラで、それぞれ個別に入力しないといけないので二度手間、三度手間です。チェックしたい数値も連動しておらず、しかも1台のパソコンでしか見ることができませんでした。
これらを連動させて入力も一度で済ませたい。関連作業も含めて効率化させたいと思っていたところに繋がりのある企業さんからkintoneをご紹介いただいたのが最初です。
WEBサイトなどでも調べてみました。kintoneは大手の企業も導入しているようですが、我々のような中小企業にもかなりマッチしているのではないかなと思い導入を決断しました。




SACCSYからの提案

複雑な業務フローのkintone設計が的確だった

まずは見積作成、作業指示書、報告書、売上管理、車輌管理のkintone化をご提案いただきました。
中でも、見積と請求の連動ができていなかったのですが、サクシーさんのkintone設計提案によりそれまでの悩みがクリアになりました。

kintoneアプリの活用方法

押印廃止によるペーパーレス、タブレット活用も進んでいる

営業業務は見積作成をkintoneに一本化し、押印をしない運用で活用が浸透しています。
それまではエクセルをプリントアウトして複数名の押印が揃ってからスキャンし、先方へメールで送信していました。プリントアウトを廃止でき、押印をkintone上で済ませる環境にできたので、今ではkintoneでのPDF出力後にメールで送信しています。
押印処理を廃止したいとは思っていたのですが、新型コロナの影響もあり実現にはちょうど良いタイミングでした。
 
元々、押印する際には印刷物を何人にも回覧していたのですが、現在はkintoneのプロセス管理機能を活用しています。
 
さらに最近はiPadを導入したので、kintoneを活用して出先で見積管理もできるようになり、すごく便利になりました。
それまでは、例えば下請けさんが見積もりを作って弊社にメールをもらって、印刷して弊社の見積に転記していましたが、今はチャットツールで見積を送ってもらって、見積内容をスマホで参照しつつ、iPadでkintoneにログインして二画面にて作業することができています。ここも紙出力が不要になりました。
 
kintoneがペーパーレスに繋がることが分かったり、活用シーンがさらに拡がり、現場にも馴染んでいます。


kintoneのプロセス管理設定

kintoneアプリ導入後の効果

営業業務の中心となって工数削減に貢献

既にkintoneなしでは営業業務が成り立たないほど、中心的な存在になっています。
kintoneで見積を作成すれば指示書も報告書も同じ情報で連携でき、入力の手間が格段に減りました。
 
他にも情報を皆で共有できているので相当便利になっています。
具体的には、売上情報などは会議のたびに事前準備で様々な資料からデータを拾い上げて資料を作っていました。それがkintoneだといつでもリアルタイムの数字が分かりますし、見積提示済みの見込み客もkintone一覧で絞り込めばすぐに詳細が分かるので非常に役立っています。
営業会議のための資料を作る際、会社統一のフォームに入力するのが二度手間になっていましたが、再作成の時間が減ったのはとてもありがたいです。
 
今後は報告資料の印刷を完全になくして、kintoneをiPadで見ながら会議するというようにしたいです。




営業メンバーが活用している様子

今後の展望

営業業務からの展開、次は工務スタッフの業務改善へ

最初はみんなが「kintoneって何のことやら…」でしたが、進めていくうちに今では非常に良い形になりつつあると感じます。
 
営業と事務の連携は順調に進んでいますが、次の段階としては工務スタッフの活用を考えています。
彼らは全員がスマホを業務利用しているので、kintoneを活用し例えば紙ベースの指示書をなくして全てkintoneで済ませるようにできるのではないかと考えています。今後、積極的に進めていきたいと思っています。
 
会計関連や在庫管理など、やりたいことはいくつもありますし、これら以外にもアプリを増やして、色々な管理をkintoneでさせていきます。
総務にて紙ベースで作業し集計して資料にしていたものもkintoneに移行し、誰に何を聞かれても「全部kintoneにあります」で終わるようにしたいですね。kintone移行を前提に日々の業務課題を皆で明確にし、現場にもアイデアを求めていきたいと考えています。
 
又、自分たちでもアプリを作っていきたいと思っています。実は既にいくつか作って試して…にチャレンジしているのですが、kintoneは遊びのような感覚で簡単に触ることができてアイデアを形にしていけるのが良いですよね。




SACCSYの関わり方

アナログな発想でもすぐに理解して形にしてもらえた

いつもレスポンスが早く、無理難題を形にしていただきました。
アナログの発想も多々あると思いますが、それでもすぐ理解してもらえるのがすごく助かっています。弊社のITリテラシーが低い部分が見えてもいつも優しくカバーしてくださいます（笑）
 
業務改善のきっかけを与えてくれて、そこからkintoneで数々のアプリに展開していただいたことに感謝していますし、我々にとって良い勉強になっていますよ。
サクシーさんのサポートのおかげでペーパーレスが進み、印刷や用紙などの経費を抑える目処が立ちました。
これからはアプリ化するアイデアで躓くことが出てくると予想されるので、サクシーさんにサポートいただきながら、全社的に更なるkintoneヘビーユーザになりたいですね。