kintoneになって必要な項目の整理整頓もでき、本当に必要な情報が正確に管理できるように

kintoneを導入したきっかけ

他社との情報交換でkintoneの大きな可能性を感じた

同じフランチャイズに入っている会社間で情報交換していて、kintoneを使っているという話を聞く機会がありました。興味深かったので、いくつか実際に見せていただいたんですね。具体的な使い方を見せていただいただけでなく、弊社に当てはめてみようかと考えたときにkintoneで大体実現できそうだなという感覚がありましたので、導入に至りました。それがサクシーさんに出会う前、今から3〜4年ほど前の話です。
 
導入の背景はやっぱり情報を一本化したいなという思いからですね。それまでは多種多様なシステムを導入していて、当然ながらそれぞれ別々に入力しないといけない。二度三度の手間が発生していたわけです。
さらにこの複数システムはそれぞれの間で連携できているわけではなかったので、それぞれを見に行かなくてはならない。kintoneに一本化して、誰でもいつでもどこからでも、情報を参照・管理できるようにしたかったのです。
 
別の仕組みを考えたこともありました。kintoneを知る前です。別の会社さんにもお話を伺う機会がありましたが、そこでもkintoneでできるよと教えていただき、じゃあもうkintoneだなと。
 
ただし、導入は決めたのですが、じゃあ誰がkintone構築や管理を担当するのかという問題が生まれました。専任を置くのはなかなか難しいから、とりあえず抵抗がなさそうな人に担当になってもらって、面倒をみてもらうことにしました。



SACCSYとの関わり

対応が早く、アプリを作って終わりではないところに信頼感

弊社はサクシーさんの支援を受ける前からkintoneを使っていたのですが、導入当初のkintoneにアプリ間連携の実装はまだなく、各アプリが単独で動いていました。
 
業務データの蓄積はされているけど活用ができていないわけです。社内の申請や日報のアプリも動いていましたが、あくまで単独アプリでしかない。kintoneの中とはいえ、あちこちを確認する必要がまだありました。つまりkintoneを活用しきれていなかったのです。ここからどうやって進んでいこうかと悩んでいた時にサクシーさんと出会いました。
 
実はサクシーさん以外でも東京の大手企業も候補ではありましたが、サクシーさんの方が親身になってくれそうで、福岡県で物理的にも近いという理由で、とりあえずお願いしてみようかと思って。ダメだったら辞めればいいし…と支援をお願いすることにしました。
 
サクシーさんの支援を受けて感じたことは、まず一番に対応が早いことです。これには助かっていますし、本当に嬉しいことです。いつも不安がすぐに解消されます。
 
kintoneは、社内はもちろんのこと、弊社とサクシーさんの間でも作業工程が見えることも良くて。サクシーさんにボールがある状況でも、具体的にどういう状態なのかを把握しやすい。実際にアプリを見れば良いですし、ある程度の作業履歴も見えます。
 
つまり透明性が高いので依頼がしやすい。サクシーさんは我々からの依頼に対して、我々から見えるところで素早い対応をしてくれるし、どの工程でも一緒に取り組んでいただけたことが非常にありがたかったと思っています。
 
作ってもらうだけでなく、操作方法なども含めて、弊社メンバーのkintoneスキルアップにも寄与いただけるのが本当にありがたいし、これはサクシーさんの大きな魅力ですよね。



kintoneの活用方法と導入後の効果

情報入力の手間を最小限に済ませて、集計も自動化

一番活用しているのが営業情報の管理です。他には日報や顧客情報管理に活用しています。いずれもkintone導入前はスプレッドシートで運用していたのですが、kintoneにすることによってデータ入力のハードルがまず低くなりました。データ入力箇所を一箇所に絞り、ここから蓄積されるデータの各種集計も自動化できたことで管理の手間が大きく減りました。
営業の各工程における達成率などの成績に関わる数値が最小限の入力から自動で集計されるようになったのはまさに数値の見える化ですね。
 
数値や情報の見える化ができたことで社員のITリテラシーも上がってきていることを感じますし、これによって顧客情報の管理レベルも上がりました。kintoneになって必要な項目の整理整頓もでき、本当に必要な情報が正確に管理できるようになりました。
 
スプレッドシート運用の時には行列のズレや関数のズレなどが頻回ありました。kintoneだとそういった面倒ごとがなくなったので、この対応が必要なくなったことにも大きな効果を感じています。
 

krew Dashboard を活用した「営業数値日報 成果一覧」
 
今後の展望

全社単位で情報管理はkintoneで一本化、同業他社への展開も

いかにして弊社の情報管理を今以上にkintoneで一本化できるか、を考えています。
具体的には経理部門にもkintoneを適用していきたいと思っており、新規事業の管理にもkintoneを使いますし、事業も跨いだ一本化をしていきます。
 
そしてkintone活用でいかにして経営分析を楽にできるか、そして業務も含めた手間を省いていけるか、もっと追求していきたいです。
 
また社内の在宅ワークも必要に応じてできる仕組みにしていきたいので、そこにもkintoneは役に立つと考えていますし、社内kintoneの担い手を増やしていく予定も具体的にあります。


 
同業他社さんで同じ課題を持っておられることも多く耳にします。サクシーさんの支援もいただきながら、弊社の仕組みをいわゆる同業他社へ提供することも考えていきたいですね。
 
そしてサクシーさんには、不動産業界以外の導入事例をどんどん教えていただいて、別業界のノウハウも吸収して弊社のkintoneをレベルアップしていけたらと思っています。