単なるITツールという枠には収まらないkintoneの魅力、業務の問題や課題に対する意識改革

kintoneを導入したきっかけ

ツール選定に迷っていた時、同業他社さんに教えてもらった

ペーパレス化をしないといけないとずっと感じていました。
部門ごとに個人でエクセル管理が中心でしたから、データ管理の一元化をしたくて色々探していました。
数々のツールがある中で何を使えば良いのかと悩んでいたところに別の社労士さんがkintoneを使っておられることを聞いたので、ぜひ見せてくださいというのが最初の出会いでした。
 
在宅勤務が始まって紙を減らしていかないと。そのためにはクラウドサービスだよねと強く感じ、kintoneなら部門ごとのスモールスタートができそうだと分かり導入を決めました。
 
kintone導入でいきなり紙を全て無くすことはできないのが正直なところですが、少しずつやっていけそうな可能性は最初も今でも変わらず感じています。



SACCSYからの提案、関わり方

定額制で丁寧すぎるほどのサポート…過剰サービスでは？(笑)

やっぱり一番良かったのは社労士という士業のことを業務としてご存知だったのがすごく大きかったです。士業の仕事をゼロから説明するところから始まると思っていましたが、あらかじめの理解があったのでそのハードルがとても低かったです。
 
士業の説明をするどころか、初期の段階でも逆にこうしたらどうですかという提案をサクシーさんからたくさんいただいたこともとても良かったです。
想定以上のご提案をいただけるのは嬉しくて、こんなところまで先回りして考えてくれてるんだという思いを何度も抱きました。
 
対面、チャット、WEBいずれも対応いただけましたし、様々な提案の内容もきめ細かいものでした。このようなサービスを扱っておられるのに定額制を採用している料金体系がありがたいですね。都度見積もりだと細かいことをなんでも相談というとしづらいのかなと思うこともあります。ですがサクシーさんのおかげで、相談しないと損だよという気持ちになり、細かいことも気軽に相談できました。本当にお世話になったと感じています。
 
この金額でこのサービス内容だと過剰サービスなんじゃないですか？(笑)
サクシーさんの丁寧なサポートのおかげで、kintoneの試行錯誤をしているメンバーほどkintoneを楽しんでいますよ。



現在のkintoneアプリの活用方法

kintoneが早くも業務の軸として大活躍

部門によって活用差はあるものの、動いているところはもう完全に業務の軸として運用されています。今kintoneがなくなったら本当に困るというレベルまで早くも達していますね。もうkintoneは手放せません。
 
まだ作りかけの部分もあるものの、基幹システムといえるレベルまでkintoneが入り込んできているところもあるし、活用の浸透もしてきています。
 
とはいえ、活用具合の部門差があることは否めないので、そこを埋めていく必要があるなと認識しています。部門内活用のアプリが多いので、全社として使うものを増やしていけば浸透もするかなと考えています。

 
経営審査アプリ - レコードの一覧

導入後の効果

業務の効率化だけでなくメンバーのITリテラシー向上にも寄与

それまでは各個人によるAccessやExcel管理だったものがクラウド管理になったので、管理が属人化することなく誰でも見えるようになったのが大きいですね。どこに何の情報があるかを共通認識として持てるようになったことで情報共有の漏れを防ぐことにも繋がっています。
 
自分たちでアプリを作れるので、ITリテラシーの向上にも役に立っています。
どうすればもっと効率が良くなるだろうか、現在の問題や課題は何だろうか、というような業務の見直しをするきっかけになっています。
 
部門によってはAccessの利用は無くなりましたし、Excelの利用も減りました。
仕事のやり方が変わったなと感じます。
手作業でちまちまやっていたことも自動化できつつあります。
 
社内手続きもkintoneを使う前までは申請のタイミングや承認後の管理が統一されていないところがありました。kintoneであれば履歴を残すこともできるし、何よりリマインダー機能が良い。手続きが必要なタイミングで通知を飛ばしてくれるので、とても役に立っています。
 
申請が今どこまで進んでいるのかの見える化が、管理者からも申請者からも同じレベルで確認できるようになりましたし、社内手続きは本当にスムーズになりました。
通知確認の労力が減って、みんなの見ているものも同じで差が出ないなんて、本当にありがたい機能です。
 
社内で分業されてはいるものの、紙業務が多い中で資料作成は別の人から回ってきた紙資料をベースにしていることが多かった。紙による指示書の受け渡しが必須だったのでどうしても在宅ワークができなかったんですが、それがkintoneやクラウドサービスに保管できる方になったから在宅ワークができるようになりました。
 
ペーパーレスと在宅ワーク両方が実現できたのは本当にありがたいことです。

 
出産・育児関係管理表

今後の展望

部門活用を超えて全社のDB統合とグループ全体での活用を見据える

各部門で持っているDBがあり、それがまだ全社で統合できていない。
全体の数値や実績の集計がまだできていないので、それを今年中に実現したいし、DBを統合するだけじゃなくてkintoneでできるだけ自動化していきたい。
 
DB統合だけじゃなくて、今以上に広い範囲のメンバーのITリテラシーをさらに高めることにも期待しています。そのためにはkintoneアプリを個人的でも全体で使うにしろ、簡単なものは自分たちで作って自分たちで運用するという流れを作っていきたいです。
 
kintone導入前までは業務の問題や課題に対して疑問も持たなかった人もいると思うのですが、kintoneを使うようになるとその辺りを意識する場面が増えてきていることは明確に感じます。そこからもっとこうした方がいいんじゃないか、という意見も自然と上がってくるようになってきているので、良い流れになってきていますね。
 
kintoneはあくまで手段なわけですが、にも関わらず、自分の仕事だけじゃなくて他の部門のデータや業務をどう整理整頓すべきかを自発的にやっていこうという、いわゆる意識改革にまで影響を及ぼしています。この広がりを見ると単なるITツールという枠には収まらない魅力がありますよね。
 
高望みしてしまいそうになりますが、まずは今動いているものを着実に浸透させてやっていけば、今までの仕事のやり方というのは大きく変わっていくはずです。
 
これからもサクシーさんにサポートをいただきながら前に進んでいきたいと思いますし、自社だけでなくグループ全体にkintoneを広げていきたいと思っています。