2025.5.19
kintoneを導入したきっかけ
大切なデータを安心して効率的に使うため
当法人では、スプレッドシートを駆使しさまざまなデータ管理を行ってきましたが、情報共有の限界や、リスクを感じていました。
例えば、以下のようなことです。
入力すべきではないセルにデータを入力することで、関数が壊れてしまう。関数が壊れた時に復元できるスタッフも限られているため、顧客情報など重要な情報については、細心の注意を払い、ストレスを感じながらデータを取り扱う必要があること。
これまで工数管理をベースとした業績管理、稼働管理、人事評価によって生産性を上げてきたが、閲覧したいデータをすぐに確認できないこと。
請求業務において、毎月定額とは限らないデータを、転記をしながら様々なシステムに読み込ませる。入力ミスのプレッシャーと戦いながら、時間をかけ対応する必要があること。
これらの課題を解決するために、自社システムの構築を検討しましたが、1,000万円を超える見積となり断念していました。
その後、サクシーさんとお話しした際にkintoneで実現ができることを知り、開発・伴走サービスをお願いすることにしました。
現在のkintoneアプリの活用方法、導入後の効果
請求業務が40時間→15時間へ大幅短縮
請求業務において、作業時間が大幅に短縮されました。運用初月の3月は、前年30時間→26時間へ13%の削減でした。4月は確定申告の請求もあり対応が複雑になる月ですが、前年40時間→15時間と運用2ヶ月目で、62%の工数削減が実現できました。
これからkintoneに慣れていくことでさらに短縮できると感じています。
-請求明細アプリ-
データの正確性についても、極力手入力をなくすことにより、金額のズレや入力漏れがなくなりました。そして、請求担当者の精神的なプレッシャーも大きく軽減することができました。
また、以前は属人化していた請求業務でしたが、業務をkintoneでシンプルに再設計することにより、社歴が長い社員以外でも対応できるようになりました。
本業の確定申告管理においても、kintoneでグラフ化することで進捗の管理が容易になりました。また、顧問先マスタアプリと確定申告アプリを紐づけることで、確定申告についての案内や情報を漏れずに管理することが可能になりました。
顧客情報についても、安心してデータを取り扱えるようになっています。
-顧客マスタアプリ- アクションボタンの設置により別アプリとの紐付けが実現
-オフィス風景-
SACCSYの関わり方
「作って終わり」ではなく、運用後も続くサポート
非常に細やかに対応いただいています。寄り添って支援してくれるので、「これを聞いてもいいのかな」ということも相談できました。
質問をすると、すぐに的確な回答が返ってくるだけではなく、その後も追加情報や関連情報についても連絡をいただき、大変助かりました。
会社ごとに業務は違うので、システム化するのは簡単なことではないと思っていましたが、ひとつずつ確実に実現しています。
そしてアプリを作って終わりではなく、運用しながら気づいたところも都度対応いただき、やりたいことがどんどん形になっていっています。
今後の展望
個人の成長が組織の成長へ。適材適所の組織作り
その他の管理業務についても、kintone化し、業務の効率化、脱属人化を実現したいと考えています。
次は、工数管理をベースとした業績管理、稼働管理、人事評価をkintone化していきます。
これができれば、より低いコストで質の高いサービスが提供できるようになり、価格についても明確にお伝えできるようになることで、お客様と末長いお付き合いができるようになると考えています。
また、当社スタッフの成長や得意分野への理解に繋がり、適材適所の人材配置が可能になることで、これまで以上に強い組織、高い生産性が実現できると期待しています。
しかしながら、工数を管理しすぎると窮屈になることもあると思うので、「働く時は働く、休む時は休む」ことを大切に、協力しながら仕事を分担できる環境を作っていきたいです。
そして、一人ひとりが成長を実感し、組織が成長する。さらに皆さまのお役に立てることを増やしていき、付き合って良かったと思っていただける会社であり続けます。
