2022.11.16
kintoneを導入したきっかけ
社内での情報の共有化、業務の見える化をしたい
建設業のなかでは未だ古くさい考え方も多く、今の時代にそぐわない部分を多々感じていて、業務がとても属人化しており、そのためになかなかうまくいっていないところがありました。
一例を挙げるなら、社員の行動予定は全部ホワイトボードに手書きで書いているのですが、今まではそこに記入するには本人が出社しなければならず、、現場やお客様への営業で外出している人が多く、実際はわざわざこのホワイトボードに予定を書くためだけに出社はしないので、稼働状況や在籍状況がわからない状態でした。
出勤しているのか、今どこにいるのか、スケジュールの共有をできるように整えないとまずいなという思いがありました。
もう一つは、営業面で、顧客情報を今までエクセルで管理していたのですが、過去のお客様分の情報を合わせると膨大な量になっていて、データファイルがとても重たくなっていました。ファイルを開くだけで何分もかかってしまい、そのストレスや時間がとても無駄で、業務に差し支えがでていました。あと、そのエクセル管理では、営業の内容まではわからなかったので、結局は担当の営業の人を捕まえないことには何も対応できないという状況でした。
そんな時、ちょうどDX化という言葉が流行り始めていたので、良いクラウドツールはないかと探していました。自分なりに色々と調べた後、担当の社労士さんからkintoneをご紹介いただき、実際にどういうものなのかを見せていただいて、これだったらアナログ人間が多い弊社でも使っていけそうだなと思い、導入を決めました。
現在のkintoneアプリの活用方法
日々の勤怠管理やスケジュール管理から少しずつ、確実に浸透
勤怠管理に関しては、リリースをしてもう半年以上が経ち、経理の仕事の負担はかなり軽減されていると感じます。
今まで勤怠日報は紙ベースだったのですが、提出の遅れが多々ありました。kintoneに移行してからは、提出の遅れが画期的に改善され、きちんと期日までに提出してくれるようになりました。手書きよりも入力のハードルが下がったのでしょうか、明確な理由はわかりませんが（笑）あと、自動計算を入れていただいているので計算ミスもなくなりました。
Garoonの方では、みなさんにそれぞれスケジュールを入れていただいていて、８割９割浸透していると思います。
あと最近始めたのですが、Garoonのマルチレポートを使っての議事録も、私や社長が実際に使ってみて、ボタン一つで作成、共有ができる便利さが浸透しつつあります。
なにより在宅で仕事ができるようになったことはとても大きく、誰がどこで何をしているのか、状況が把握できるようになったので、仕事を割り振ったりする時にも役立っています。
スケジュール調整もしやすくなりました。今までだと電話やLINEで全員のスケジュールを確認して調整し、決めるまでに時間がかかっていましたが、Garoonの出欠機能を使って、開催日を決めて、通知を兼ねて一斉連絡をし「不具合がある場合は連絡をしてね」というスケジュールの決め方ができるようになり、かなり時間短縮されました。打ち合わせ日程についても、日時が決まったらGaroonにスケジュールを登録するのがきちんと定着しています。忙しい時や運転中でメモできない時は、手が空いてる人が「スケジュール入れときますね」と、その人のところに予定を入れるといった使い方もみられるようになってきました。
あと、社内の大きなモニターに、作っていただいた閲覧専用アカウントのGaroonのスケジュールを映して全体で共有しています。
他の社員の予定や施設情報も確認できるので、どこのブースが空いている等もそのモニターから確認できるようにしています。お客様が来店する時に、どこのブースに通したらいいのかというのも、そのモニターでパッとみて対応できるようになりました。
導入後の効果
使うほどに、いいものだと確信
もともと年配の方は、システムに移行することにはすごく抵抗がありました。
Garoonに関しても、すごく努力をして、スケジュールを登録してくれていたと思います。それを見て、システム課の私たちも「頑張って入れてくださっているな、嬉しいな」と思っていますし、実際、便利さを実感をしてくれている人はGaroonへの入力をしてくれるようになっているなと感じます。
kintoneについては全体向けにリリースができているのがまだ勤怠だけなのですが、これも頑張って入力してくれています。わからないことがあればシステム課に聞いてくれたり、システムへの移行に対応しようという姿勢が見られます。
以前アンケートをとったのですが、若い社員からは、外出先で確認ができるのが便利だという声が多かったです。
顧客情報の管理を全てkintone化し、それが浸透するのは少し時間がかかるかもしれないですが、絶対いいものだと確信しているので、推し進めていくつもりです（笑）
まずはスケジュール入力や勤怠入力からシステムに馴染んでいただき、業務においても抵抗なくkintoneへ移行していけたら良いなと思います。
SACCSYの関わり方
3言えば10返ってくる対応力とスピード感
自分たちがやりたい、こうしたいというのを伝えるということはとても難しく、それを3くらいしかうまく説明できていないのに、いつも丁寧に汲み取っていただいて、完璧なものが出てくるので、本当に、本当に助かっています。
3言っただけで10返ってくるので、とてもありがたいなと思いますし、なんといっても仕事が早い（笑）本当に早くてびっくりしています。仕事も早いし、話も早い。こちらが説明下手でなかなか言えなくても、打ち合わせもいつも早く終わりますもんね。対応もスマートで、スピード感があって「大丈夫ですよ〜」って、いつもスムーズに終わっちゃって（笑）社長は多忙なので、スケジュールがタイトな中、1時間で打ち合わせが完結して、伝えたいことがちゃんと伝わって、その時間内でしっかり内容を把握していただいているので、本当に素晴らしいです。
あと、定例の打ち合わせ以外のところでも、なんでも気軽にチャットワークで投げてしまっているのですが、すぐに、そして丁寧に対応してくださって、本当にサクシーさんにお願いしてよかったなと思っています。大満足です。
佐賀本店外観
今後の展望
ノウハウの共有、社内のコミュニケーションツールとして幅広く活用していきたい
まずはリリースしたばかりの顧客管理をしっかり浸透させることが、目下の目標になります。業績を伸ばされている会社で、共通して言えることは、販売・営業に関する情報の管理を徹底的にDX化されていると感じます。
ただ単純に導入されているのではなく、本当に徹底されている。入力や活用を徹底してやっていて、そのシステムを基盤として効率的に業務を行い、少人数でも大きな成果をあげられている例が多いです。
弊社も、今までは属人化していて完全に人頼りだったところを、kintone化することでそれを実現したいと考えています。
今までは、せっかくいい営業をして成果を上げている人がいるのに、どんな営業をしているのかが周りには見えていないので、顧客管理に営業履歴を入力することで、そこの見える化にも期待しています。弊社の良い例、有効なアプローチ方法や、この人のやり方を真似すれば成果が出るという一つのマニュアルのようなものを作ったり、そういった活用ができる域まで深めていきたいと思います。
また、担当者がいなくても誰でも顧客データを見れば対応ができるように、日々の営業活動履歴の内容を共有し、お客様への対応力やスピード感を高めていきたいです。そういうところを目指して、顧客管理を社内できっちりと浸透させたいというのがまず一つ。
あとはkintoneアプリをもっと充実させていきたいです。最近、給与明細はクラウド化しましたが、最終的には社内申請関係の書類も全てクラウド化することが目標です。
今までは、社内通達や連絡事項も、紙で貼り出したり、LINEで連絡していました。掲示をしても「見ていませんでした」という声があったり、LINEだとスマホなので、ファイルを開くのに適していなかったりしたのですが、そういったこともkintoneを活用して改善していきたいと思っております。
他にも、今はあまり使っていませんが、スペースの機能も活用していきたいです。なにかプロジェクトがあった時に、そのプロジェクトのスペースを作って、そこに社員が集まって、そのなかでそのプロジェクトに関する資料や情報共有、議論をしたりと、社内のコミュニケーションを円滑にするツールとしても活用を進めて、みんなにもこのシステムを導入して本当に良かったと感じてもらえるようにしたいです。
ホームページもリニューアルし、今後はホームページからご来場予約をいただいた方のアンケート情報はkintoneのアンケートアプリへ登録されるよう、その連携もスタートしますので、ますます活用の幅が広がりそうです。併せて個人情報の取り扱い等、今のやり方では情報漏洩において懸念点もあったので、そのセキュリティ部分もkintoneを通してしっかりとやっていきたいなと思います。
左：ホームページ 右：kintoneアンケートアプリ
