2022.12.15
kintoneを導入したきっかけ
kintoneでなら、社内業務の可視化イメージが湧いた
社長がkintoneのCMを見て、初めは「これはなんだろう？」という感じだったのですが、頭の片隅でずっと気になっていたようです。社内の業務の見える化が行き届いていないという問題が上がっている時に、そのCMがふと浮かんだようで、「調べてみて」と言われたことがきっかけでした。
最初はkintoneの前にRPAを調べていたのですが、それを導入してうまく使いこなせるほどパソコンに長けている人がいないので、弊社とは合わないのではないかという話になり、業務改善や事務員の手がなるべく空くようにと考えた時に、kintoneにたどり着きました。
まずはサイボウズに問い合わせをして、Zoomで初回相談を受けて、お話を聞きました。そして、サポートしているパートナー企業があるから話を聞いてみると良いと、何社かご紹介いただきました。
そのZoomでの内容を社長も聞いていて、終わってからすぐにもう「kintoneがいいんじゃないの？」と言っていました。その後、社長自身YouTubeでkintoneの使い方や編集の仕方の動画を見て、今の業務の流れが目に見てわかるようになると、イメージが湧いたようでした。
そして、いざ実際にパートナー企業であるサクシーさんに直接来ていただいて「こういうことはできますか？」「これはどうですか？」とお伺いした時に、すぐに「あ、できますよ、大丈夫ですよ〜」と言っていただけたことが大きかったようです。
その時に、kintoneのプラグインについて伺ったところ、サクシーさんが「今は不要ですよ、今後必要になったら入れていきましょう」と、あれもこれもやりましょうと言わないのが、社長的にも良かったのかなと思います。話が一通り終わり「じゃあちょっと検討されますか」と言っていただいたのですが、もう即決で「やります」と、そのままその場で導入を決めました（笑）
現在のkintoneアプリの活用方法
日々の業務から着実にkintone化が実現
今活用している主なアプリは工事台帳です。それに紐づいて、日報や経費申請。この辺りが普段みんなが日々の業務の中でメインで使っているものです。あとは、発注書もよく使っています。そのほかには、まだ見積試算表まで手が回っていないのですが、これから作るようにしていこうと思っています。こちらも見積が見れるっていう点において、社長の手応えはかなり良さそうです。
社内モニター：工事台帳アプリ
導入後の効果
従業員の意識改革、一元化により拠点間の情報共有がスムーズに
入金金額や受注金額がわかっていても、実際、材料費にどれだけかかったのか等、目にしないとわからないことがたくさんあったので、それが見えるようになったことは大きいです。従業員一人一人スマホを持っているので、年配の人は小さい文字で確認するのは大変そうな人もいるのですが、若い人は、それぞれのスマホで確認をして「ちょっと今人数がかかりすぎていると思うんですけど」と、状況を見て提案したり、「材料代を抑えたい」ということを自ら相談に来たりと、かなり社長の望んでいる方向に近づいてきているのかなと思っています。
事務所のみんなが見れるところに情報を掲示することで、今までは自分の担当の工事以外はわからなかった収支が明確になり、自分の担当の工事でもここまでマイナスだとは思っていなかった等、従業員のコスト意識が変わってきたことが目にみえて実感できるようになり、社長と奥様が「kintoneを導入して良かったね」と言われてました。
また、本社と事務所で連携が取れていなかったところが改善されました。
業務の流れとして、見積書は本社で作って、それを送って請求書は事務所が作るのですが、請求書は発行したけど、そのあと入金があったかどうかは向こうの担当者は知らない、という状態でした。それが今は、入金があったら、入金日を案件ごとに台帳を入力するので、請求書を発行した事務所側でも確認することができ、拠点間で情報共有ができるようになりました。
見積書は一旦社長に提出するのですが、社長がOKを出したあと、いくらで見積を出していたのかを忘れてしまったりすることもありました（笑）それが今はkintoneに全部保存しているので、自分でも再度確認ができるし、誰が見てもパッとわかるようになりました。社内でも、「これはいいね、これはどんどん使ってもらいたいね」という声が上がっています。
そのほかにも、案件について疑問が出た時はわざわざ電話で確認しなければいけなかったのですが、今は工事台帳アプリを見たら全て入力されているのでとても便利になりました。情報がkintoneに統一されたことで拠点間の共有がスムーズになり、情報を探しやすくなりました。
左：経費申請アプリ 右：発注書アプリ
SACCSYの関わり方
対応力の早さにより、異例のスピードでkintone化が進んだ
こういったパートナー企業との関わりが今までなかった上に、基本的にZoomやチャットで対応していただくことになるので、初めは不安でした。こちらの要望をお伝えするのに、文章ではなかなか伝わりにくかったり、Zoomも日程が決まっていて聞きたい時にすぐできるわけではないので、きっと思った通りには進んでいかないだろうなと思っていました。
でも実際にやり取りを始めてみると、私なりに考えてお送りした文章をチャットでご連絡したら、スムーズに解釈をしてくださり、「改善しました」っていうお返事が、本当に早ければ30分後にはいただけます。正直、こんなにレスポンスが早いとは思っていなくてびっくりしました（笑）
もっと詳細を詰めていく必要がある場合については、次の打ち合わせで話して進めていきましょう等、遅くてもその日のうちには何らかのお返事をいただけるので安心します。
他の企業さんとの打ち合わせやご対応もあるはずなのに、従業員さんもそんな50人60人もいるわけでもないのに、、と、とにかくその対応力の早さについては、本当に驚きました。弊社のkintone化を異例のスピードで進めてこれたのは、サクシーさんの対応の早さがかなり大きかったと思います。
いつも３言ったら５わかってくれるので、お話がとてもスムーズに進みます。
いろんな企業さんのこういったご要望を聞いていらっしゃるからだと思うんですが、こちらの考えがまとまっていない状態でも、ざっくりご相談しただけで、フォームや計算式もささっとご用意してくださって、想像以上のものをご提案いただけるので、本当にすごいなと思います。要望を伝えるのは難しいので、いつも汲み取ってくださって、とてもありがたいです。
今後の展望
周りの業務を一つずつkintoneに移行していく
今の時点でわりともう「すご〜い！」となっているのですが（笑）今後は、kintoneでもっとできる業務を増やしていきたいです。
来年度からインボイス制度も始まって、それに伴い、請求書のフォームが変わったりするので、システムを入れるのか、kinotoneでどうにかできるのか、今後相談したいなと思っていました。今後も、周りの業務を一つずつkintoneに置き換えていくことで、拠点間の共有がよりスムーズになっていったら嬉しいです。
