2023.11.13
kintoneを導入したきっかけ
大小様々な問題、視点での課題をkintoneで改善できればと考えた
初めは、銀行のデジタル戦略部の方からkintoneを教えてもらったことがきっかけでした。
kintoneのシステムで社内の問題を解決できればと思い、導入を検討するようになりました。
6事業所に拠点が分かれており、稟議の決裁は紙で各工場から出され、本部の部署を経由して郵便で組合長へ届けられるという流れでした。早い時で一週間程度、遅いと1ヶ月程度かかることもあり、早く決裁してもらいたいとの声が上がっていました。
また、工場や現場で以前までなんの問題もなく行えていたタイムカードを押すという出退勤管理が、新型コロナウイルスの流行により手指を消毒してから行う必要が出てきたため、時間が重なるとタイムカードを押すための列ができてしまっていました。
経理部門では、日々の支払い依頼が各部署からFAXで送られてくるのですが、FAXだと気が付かなかったり漏れが発生してしまうことがありました。
給与計算についても、6拠点ある各事業所がアナログで管理していて、様式が違ったり、集計の仕方が違ったりと、統一されていませんでした。
これらの大きな問題から小さな問題に至るまで、様々な点をkintoneで改善できればと考え、導入することになりました。
また、そのほかにも売り上げや売掛金の消し込み業務を行うビジネス開発部での業務の仕組みが複雑すぎて、銀行のノウハウではできないということで、kintoneのより専門的なサポートをと考え、サクシーさんとの契約に至りました。
ポータル画面
現在のkintoneアプリの活用方法
アナログからデジタルへ、複数の拠点間での情報伝達がスムーズにできるように
現在は全事業所を通して、電子稟議書の提出と出退勤管理がメインでの活用となっています。
あとは経理分野に関しては、FAXで各部署から届いていた支払い依頼の申請をkintoneであげてもらうように改善しました。kintoneだと支払い期日の管理もできるので便利だなと思っています。
正式には来年1月から電子帳簿保存法の電子取引が義務化されるので、2年間の猶予期間はありますが、何かしらの対策をしなければいけないと考えています。新たなシステムの導入も検討しましたが、一旦電子取引データに関してはkintoneで申請してもらうという対応をしている状況です。
勤務表
導入後の効果
各部署での問題点を改善し、確実な業務改善へ
出退勤の管理としてタイムカードを打刻する以前のやり方を変えて、なるべくスムーズに行えるよう、出退勤時、体温を測定した際に自動的に出社時間・退社時間の情報と連携するようにシステムを設定していただきました。
これはかなり便利で、以前のようにタイムカードを押すためだけに列ができるようなことは無くなりました。
電子稟議書に関しても、スマホにkintoneアプリが入っていればどこでも確認して承認ができるので、以前のように決裁まで時間がかからず、遅くても2日、3日で可能になりました。
また「いつ」「誰が」確認したという履歴も残り、きちんとした情報を見れるのでとても便利になりました。
あとは、役員や担当者のスケジュールをカレンダー形式で確認できるようになり、総務部としては電話対応の際かなり役立つようになりました。
また、問題であった給与計算の手入力していた部分がデータ化して取り込むだけになったところも、大きく業務改善に繋がったと思っています。
出退勤データ
SACCSYの関わり方
専門的なことは安心して任せられ、こちらに伝わりやすいように工夫して伝えてくれる
導入した当初にメインで携わっていた従業員が退職してしまったあと、一人で考えて悩んだ時も、サクシーさんに相談することで安心することができました。
親切かつ丁寧にこちらの質問にすぐに答えてくださって、ありがたいの一言です。
先日は動画まで作成して説明していただいて、とても分かりやすかったです。
チャットでの質問も、気軽に画像やファイルを貼り付けることができてとても便利だと思います。kintoneの素人みたいな質問をしてしまう時もあるんですけど、私たちのレベルに合わせて分かりやすく説明してくれます（笑）
今後の展望
kintoneが会社に馴染むにつれて、各部署ではそれぞれの問題を改善していきたい
kintoneのメリットは専門的なSEなどがいなくても、基本的な知識があれば、アプリを活用して簡単なワークフローなどを作ることができる、使い勝手が良いところだと思っています。
現在kintoneは総務主体で開発しているのですが、総務が関わる業務は全体のほんの一部で、現場で困っていることとか管理したいことはまだまだ山積みの状況です。
まずは毎日の業務が楽になればと出退勤管理をメインに開発してきましたが、これからは現場の業務改善のために、総務以外の人にもkintoneに慣れてもらって、基本的な操作であれば誰にでも可能ということが大きく浸透していけば、各部署で問題解決のためにkintoneを編集し、活用できるようになると思うので、そこを目指したいですね。
また、今後は法整備の対応をしなくてはいけません。インボイス制度や電子帳簿保存法などですね。
どういった対応が正解なのかまだ固まっていない柔らかい段階の考えですが、柔軟に対応できるのが一番良いのかなと思っています。もし、専門的にキャパを超えるようであれば何年後か成熟した後にシステムの導入を検討するようになるかと思いますが、その時はkintone上にデータがあるのでデータ移行もスムーズにできるのかなと考えています。
