2021.3.31
kintoneアプリを導入したきっかけ
サイボウズOfficeからkintoneへの移行
kintone導入前はサイボウズOfficeを使っていました。
サイボウズOfficeでは案件管理と工数管理をしていましたが、集計などでもうちょっと効率化できないかと思って調べている時に、kintoneだともっとスムーズにできそうだなということが分かり、導入を決めました。
SACCSYからのご提案
既存業務の連携をkintoneに集約させる
工数管理アプリの実績値を集計してパッと見てすぐに分かるようにしたい、そしてそれを案件管理のレコードから確認できればと思っていました。
しかしそれは自力ではできそうになかったのので、サクシーさんに相談し、そこで見積と請求もkintoneで管理してはどうかとご提案いただきました。
それまでの見積書や請求書の作成はまた別のソフトを使っていたので、嬉しい提案でした。
kintoneアプリの活用方法
案件管理と見積＆請求をkintoneで一元管理
案件管理の業務フローをkintoneに集約し、案件管理・見積書・請求書を全て連携させています。
実はkintone導入当初は別の会計ソフトで出た見積書の金額をkintoneに手入力し、案件管理アプリで完了報告フラグがたって請求可能になったものを月末にもう一度会計ソフトに入力し直して請求書を作るという流れでした。
とにかく手作業ばかりでkintoneを導入しているのにアナログでした。
この別の会計ソフトというのは、実は専用の共用PCにしか入っていなかったので、各自のPCでは見積書や請求書を作れなかったのです。
見積書や請求書を作る際は各自がこの共用PCのところまで移動して、共用PCでソフトを起動して書面を作成し、出力や送信をしていました。誰かが共用PCを使っているときはもちろん他の人は使えませんし、終わったら次の人に声をかけて…といった使い方でした。
kintoneに移行するまでは、見積書や請求書を作ることが皆のストレスになっていたことかと思います。
案件管理アプリ
kintoneアプリ導入後の効果
多くの業務で作業工数が軽減
kintone活用前に比べると見積書や請求書の作成工数は半減ぐらいにはなり、その効果で業務がスムーズになりストレスが大きく減りました。
見積書や請求書の作成だけでなく、案件情報の管理にも大きな効果を見せています。
kintone活用前までは、過去案件の関連資料を探すことに時間を要していましたが、kintoneがあれば案件管理アプリの中で過去の経緯や関連する見積書をすぐに確認できるため探す手間がなくなりました。こういう細かい部分でもすごく効率化できています。
作成以外の請求業務の工数削減も見逃せません。
毎月末の請求業務だけで一日が潰れていましたが、kintone活用で3割ほどは削減できました。
無駄な入力作業がなくなり、ミスも減っています。例えミスがあっても気付くまでが早くなりました。
情報をkintoneにまとめることでチェックがしやすくなったのは大きいですね。
導入から数ヶ月が経ちメンバーもkintoneに慣れてきて、ストレスなく業務が回っています。
皆がkintoneを使うようになり、情報をちゃんと入力することや数字に対する意識が高まりました。
例えば、見積金額に対して確保できる工数を現場のメンバーが自ら意識するようになったという効果が出ており、前向きに活用されていることを感じます。
今ではkintoneが業務の中心になり、社員間のコミュニケーション品質も良くなりました。
kintoneだと必要な情報や経緯が全てアプリに入っており、いわゆる”言った言わない”が減りました。口頭のみのコミュニケーションがストレスを抱える原因になっていたので、解消されたのは嬉しいことです。
コメント欄の活用もできていますし、ちゃんとkintoneに情報を残しておけば、何かあっても誰でも分かりますし、非常に役立っています。
エスト様 社内の様子
今後の展望
kintoneの高い併用性、活用のネタは尽きない
事務作業、特に給与、労務系を効率化したいと思っています。
同時に、新人さんの教育にもkintoneを活用すべく準備を進めています。
教育について現状では細かい部分の教育をOJTに頼ることもあります。入ってきた仕事に対して教えることもあり、この場合は教育が受動的になりがちです。
また教えたかどうかの管理が改善対象で、体型的な教育制度にすべくkintoneで整えているところです。
具体的には業務マニュアルのアプリを作り、ケーススタディをみんなで貯めていっています。
マニュアルを動画に記録しておいて、その動画ファイルをkintoneで管理する仕組みも考えています。
まだ道半ばですが、業務マニュアルをkintoneアプリに貯めていけば指導時間と質問時間が短縮され、業務に時間を割けるようになると思うので、もっと高めていきたいですね。
kintoneは併用性が高いのでネタは尽きません。
今後もさらに活用していきます。
エスト様 オフィス
