2021.3.31
kintoneアプリを導入したきっかけ
実績値をメールから転記する作業で1日が終わってしまうことも
既存の実績管理に関する業務効率が悪かったというのが一番でした。
元々は実績管理をExcelでやっていたのですが、管理に必要な元データはメールを１通ずつ見て手動で転記していました。この作業だけで1日8時間を潰していることもありましたし、本当に非効率でしたよ。
kintoneを導入した1番のきっかけはここです。
Excelを表計算ソフトではなくPowerPointのような資料作成ツールで扱われることもあり、管理がどんどん複雑になってしまっていました。
例えば、このExcelに蓄積される実績がリアルタイムの値じゃないことが多かったです。月初には前月の分析をしたいのに、データ入力が間に合っておらずに2週間以上経っても実績分析できる状況になっていないということもありました。
SACCSYからのご提案
外部連携の実装だけでなく、業務改善の考え方も教わった
嬉しかったのはサクシーさんにカスタマイズしてもらった実績管理の1つ、残業報告書アプリですね。元々はExcelで管理していて、毎月初めに前月のシートをコピーして使いまわしていました。
それがkintoneだとワンクリックで簡単にできるようになって、本当に感動しました。サクシーさんが神様に見えましたね。
実績報告ができてきて人事一覧もkintoneへ移行し始めました。
いろいろなデータをkintoneに徐々に入れるようになっていきましたが、サクシーさんに相談したのは報告書アプリです。
その時はWordで対応しているのでどうにかして支援して欲しいとサクシーさんに相談しました。
つまりは報告書をkintoneにしませんか、Excelをkintoneアプリにしませんかという提案です。
実装を重ねるに連れて、毎月の作業が減りました。
今ではfreee for kintoneも実装いただいて、本当に助かっています。
サクシーさんからは業務改善の考え方を教えてもらったというのが一番大きいかと思いますし、我々が作っているアプリも教えていただいた考え方を基に作っています。
作るだけではなく、考え方も教えていただけたおかげで社内でも作れる人とかkintoneアプリを管理する立場の人が増えてきました。
サクシーさんに助けていただいたのは他には印刷系とfreee連携で特に尽力いただきました。
freeeとkintoneの取引先や部門情報の整合性がとれないことがあって、そこをサクシーさんに解消いただいたのは本当に嬉しかったです。
kintoneにしてデータの整合性がとれるようになっただけではなく、仮にエラーがあってもすぐに見つけることができるようになりました。
現場が発生している手間を洗い出して、自分たちでアプリを作って改善にチャレンジする流れを作れたことは非常に大きいですね。もちろん現場で実装できないものは相談をもらいますが、業務改善相談が現場の部署から来るようになったのは大きな変化です。
googleフォームとkintoneの連携もサクシーさんに対応いただきました。
検温の情報をgoogleフォームで集めて、kintoneに登録するシステムですが、大きな進化の一つで今も毎日使っています。
条件通知も非常に役に立っていますよ。
各種届出のアプリも良いです。
住所変更や扶養追加などといった社内の申請はGoogleフォームで実装してkintoneに連携してデータを貯めていますね。
それまではメールや紙でバラバラと届くことが多かったです。
それをGoogleフォームでの依頼に移行し、それだけだと見落とすからということでkintoneと連携しました。
googleフォームとkintoneの連携を最初はサクシーさんに作っていただきましたが、自分たちで作れるようにも教えていただきました。
請求書アプリのレコード詳細画面
kintoneアプリの活用方法
kintoneを属人化させない！業務改善に前のめりの風土づくり
kintoneを始めたら独り管理者で属人化してしまって現場のニーズにスピード感を持って応えられないということも一般的にはあるかもしれませんが、弊社にはそれがなかったです。
アプリ作成者が増えていっていて、楽しくなってきたというメンバーもいます。各人が自主的にアプリを作っていけています。kintoneをみんなで活用できています。kintoneを媒体にして業務改善意識を高めていったというのが、弊社での1つの活用方法です。
具体的な活用といえば、Repotone Uでの印刷機能やリマインダー機能が特に活用されていますね。
採用面接管理、雇用契約書アプリや押印を依頼するアプリなど、特に押印機能はとてもありがたいです。項目は少ないアプリですが、負担はとても軽くなりました。
押印を申請するアプリというのは、管理部に押印依頼をするアプリで、レコードに文書を添付して登録して、管理部がkintone上で押印して返すというシンプルな構成です。これが本当に便利なのです。
リマインダー通知のメール件名を分かりやすくインパクトあるものにするという工夫もしています。
押印の依頼は、元々はチャットツールで対応するフローでした。チャットだと情報がどんどん流れてしまい、対応漏れがたくさん出てしまいました。
また文書の確認のためには毎回該当ファイルをローカルにダウンロードしないといけない。これも手間で、とにかく確認のためだけにダウンロードをさせない思想を徹底したkintone構成にしています。
余分な手間をかけさせない仕組みの設計と実装が大きな業務改善になりました。
kintoneにすることで対応の漏れがなくなり、スピードアップにも繋がっています。
グラウド様 オフィス
今後の展望
体制拡大に向けた予実管理を幅広くkintoneで実装したい
多くの場合、kintoneが最も課題を解決しうるツールであると思っています。
サクシーさんには既に相談していますが、予算や実績の管理がkintone活用で楽になればと考えています。
最近は稼働管理自体をkintoneで始めましたが、今後は勤怠管理や有給管理を実装し、各従業員が自身で管理・把握できるシステムの構築を検討したいと考えています。
従業員のマイページを持つ構成も良いかもしれません。
現在、弊社は将来的に大幅な体制拡大を狙っています。
そのためには役職者の適正配置、スタッフの目標設定や売上や損益を含めた予実管理をkintoneできればと考えています。
何を共有、管理するにしても正しい数値分析をしたいですね。
正しく分析をして、その上で体制拡大の目標を達成するために、同じ方を向いて進んでいきたい。
そんなマネジメントにkintoneを活用できたらいいなと思っています。
「kintone hive fukuoka 2019」に登壇されている星野様
