毎月の請求書発行業務が自動化され、苦労していた面倒な作業が嘘みたいにスムーズに
その他

毎月の請求書発行業務が自動化され、苦労していた面倒な作業が嘘みたいにスムーズに

クライアント
株式会社アイ・ビー・ビー
導入年
2021年
担当者
浅田真美子様
連携サービス
プリントクリエイター、じぶんページ
  • 人事労務

kintoneを導入したきっかけ

kintoneを導入したことで、自社ビルの事業展開にも人員を増やすことなく対応できた

きっかけは、知人に紹介していただいたことです。自分のところがkintoneを導入してこんなふうに変わっていったよ、便利だよ、と色々と具体例をお聞きして、ibbも使ってみたらどう?とご提案いただき、とくに他の選択肢を検討するということもなく、サクシーさんから直接お話を伺って、kintoneの導入を決めました。今はCM等でもたくさん見かけるようになりましたが、導入当時はkintoneのCMも少なく、そもそもそういうツールに関して無知な状態でした。

課題としては、とにかく情報がバラバラになっていたので、一元管理がしたいなと思っていました。
あとは、請求書業務をどうにか効率的にできないかと悩んでいました。ひとつひとつエクセルで手計算して作成し、それを印刷して押印をし、控えをとり、封入して、入居者のポストへ投函しにいく、という膨大な作業量だったので、この負担を少しでも軽くしたいと。
そしてちょうど、ibb fukuokaビルに次いで、セカンドビルであるibb Bloom Tenjinのオープンを控えているタイミングだったので、これからどうしていこうかという時期でした。
ibb Bloom Tenjinの建物も同様に、電気代計算し、請求書を発行して、現地へ出向いて投函する業務を同じ日にしようと思うと、人員も少ないので、移動時間のロスも減らしたいと思っていました。
そういった悩みが、多岐にわたって、kintoneだったら解決できそうだと教えてもらったことが大きな魅力でしたね。

最初は、今までのibb fukuokaビルの業務をkintoneに落とし込んでいくことも、使いこなせるかな、大丈夫かなと不安だったのですが、少しずつ慣れていき、kintoneを導入したことによって、ibb Bloom Tenjinの建物運営が始動する頃にはスムーズに活用できていたので、人員を増やさなくてもうまく回すことができました。


新ビル「ibb Bloom Tenjin」外観

現在のkintoneアプリの活用方法

日々の業務の効率化・情報の一元管理が実現

一番活用しているのは、主に請求書アプリですね。
家賃、電気代計算など、毎月決まってやらなければいけない業務であり、しかも間違ってはいけない作業なので、毎度「請求書の時期か」といった感じで(笑)
ただ、過去入居者の情報などについてはまだ埋められていないところもあって、本来であればそこもきれいに埋めて、全てアップデートしたいと思っているのですが、そのあたりはまだ時間が足りず、フル活用が間に合っていない感じです。
ですが、単発で請求書をここで直ぐに起こせるようになり、今までの作業量が考えられないほどサクサクと仕事を進めることができ、本当にありがたいです。

あとは、入居者様や、天神ポイント利用者様、関わっていただいている方の顧客管理アプリも役立っており、ここで一元管理が出来ております。

そして、これまではあまりニーズがなかったのですが、今は新しい建物が出来たこともあり、見積書アプリもよく活用しています。ibb Bloom Tenjinについて初期費用などお問い合わせが増えたこともあり、部屋毎に、予め入力して簡単に発行できる状態になったため、とても便利です。


請求書アプリレコード一覧画面
− 一括作成画面

導入後の効果

毎月の請求書発行業務の作業量・時間が大きくカットされた

kintoneアプリを携帯に入れているので、移動中や出先でも見ることができて、詳細情報や金額の確認もどこでもできるので、お問合せに対してすぐにお伝えできるのがいいなと思います。
時間帯も、会社にいない夜間であっても気になったタイミングですぐに確認することができるので、kintoneアプリはよく利用しています。場所や時間帯によって業務が滞ることがないので、その利便性は本当に大きいです。

さらに、じぶんページを導入したことで、kintoneアプリに請求書情報を登録し、それを公開するだけで、同時にメール通知が可能になり、今までそれぞれポストに投函していた請求書は、オンラインで金額を確認していただくシステムに変更し、ペーパーレス化・経費削減にもつながり、全体の作業量も、時間も大きくカットされました。
発行した請求書も、それぞれPDFファイルで請求書アプリ内に保存しているので、確認時にも安心です。

あと、今までは電気代をその都度計算をして入力していたのですが、電灯料金の計算もシステム化していただき、その負担がなくなったことで、本当に楽になりました。
ややこしい数字を手計算して、あれだけ苦労していた面倒な作業が嘘みたいに、入力するだけで即時計算をしてくれて、本当に賢いですよね(笑)間違いもなくなり、数値も正確になりましたし、社内でその業務を他の人にお願いするときもスムーズになりました。「前は全部自分で計算して入力していたんですよ〜!」と、感動しながらお伝えしています(笑)
毎月の家賃も、請求書一括作成でシステム化していただいたので、毎月ブレずに、請求書発行業務を進めることができています。

課題としていた、以前はバラバラだった情報もかなり整理されて、この情報はここにまとめられているというのが分かりやすくなり、業務の効率も上がりました。


じぶんページ:お客様マイページ − ご請求書照会 一覧画面

SACCSYの関わり方

問い合わせに対するスピーディーさ

お問合せさせていただくと、なんでも早めにやっていただいてとても助かっています。
本当にいつもスピーディーに解決していただいて、逆にこちらが遅くて申し訳ないくらいです(笑)
サクシーさんを頼りにさせていただけたことが、大きな変化でした。ありがとうございます。

今後の展望

kintoneでの対象業務を増やして、更なる業務効率化を目指す

建物毎の入居者の方へ向けたお知らせをじぶんページで公開する仕組みを構築するなど、今進めていただいていることに付随して、これからも使っていく中でいろいろな可能性が見出せるような気がしています。
とはいえ、まだまだkintoneのごく一部しか使っていないかもなので、他の業務においてもkintoneをもっと幅広く活用し、それによって解決できるのであれば、こういう使い方があるよっていうのを教えていただけるのも嬉しいです。
 
貸し会議室の利用や、一部、お客様の中にはクレジット決済を使われている方がおりまして、その時に、オンライン決済サービスを利用しているのですが、それもkintoneと連携できたら便利だろうなと思いました。
壮大な今後の展望が出てきましたが(笑)、今でも十分満足しています。
 
とりあえず本当にそういう情報に疎いので、こんなのもあるよって教えていただけたら助かります。本当に、いつも大変お世話になっております。今後とも、kintoneでの対象業務を増やしていけるよう、どんどんアドバイスいただけると嬉しいです。



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