2022.8.30
kintoneを導入したきっかけ
データ集計を明確にして、経営状況に反映する
もともと前任者が導入されたものを引き継いだ形になったのですが、弊社の基幹システムでは、データの集計と加工ができないものでしたので、データ集計をより明確にして、経営状況に反映するためにkintoneを導入しました。
現在使用中の他のシステムでは、エクセルとCSVデータでしか書き出すことしかできなかったのですが、kintoneでしたら、グラフ表示ができたり、アプリの中の項目で集計が出せたり、集計をとりたい項目をすぐカスタマイズして出せる利便性があると伺いました。
顧客情報・進捗管理 - 郵便番号検索
現在のkintoneアプリの活用方法
申請工程の見える化、データ管理
よく活用しておりますのは、いろんな会社様でも使われているかなと思うのですが、一般的な、押印申請関係の管理簿ですね。
押印する印鑑ごとに、押印簿というものを作っておりまして、実印・契約印・銀行印の捺印が必要な書類を申請し、それで日付管理から、誰が押印したかというところまで全部管理ができ、押印後の書類はPDFで添付して保管ができています。
他には、保険料の立て替え状況の管理で、よく活用しています。
少額短期保険だけでなく火災保険の方でもkintoneを活用しておりまして、そちらでは、法人様まるまるkintoneのデータとして管理をして、年に１回更改して、といった火災保険の管理データベースのようなアプリも運用させてもらっています。
あとは、近頃さらなる運用に向けて整えていただいた請求書発行の部分ですね。
毎週発行する請求書があるので、これまでの作業量を考えると、請求書発行する部分がかなり多くの時間短縮になっています。
導入後の効果
ボタン一つで請求書出力、大幅な時短と精度向上
今まではエクセルで請求書を作っていたものを、kintoneデータから請求書が発行できるようになり、当初は１件１件kintoneから発行するという形だったんですが、ワードで一括ダウンロードの機能をつけていただいて、データさえ取り込めていればボタン一つで請求書出力が可能になりましたので、大幅に時間短縮が図れております。
また、今までは、基幹システムから書き出したデータをコピーして、項目ごとに貼り付けていたのですが、その手間も無くなりました。
手作業での間違いもなくなり、精度が上がりました。
少短保険料請求書アプリ - レコードの一覧
今後の展望
データ分析やデータの見える化で、経営に役立てる
今の業務は請求書を打ち出しするところで終わっているのですが、今後はやっぱり、kintoneの機能を活用し、データ分析やデータの見える化をして、経営の方にもっと役立てていければいいかなと思っています。そこが今後の展望ですね。
SACCSYからの提案、関わり方
「今知りたい」に対応してくれる、レスポンスの早さ
質問等をしたらすぐに答えを持ってきていただけたり、思っていた質問以上に、他の機能の紹介であったり、想像を超えるご対応をしていただいているので、本当に助かっております。
なんといっても、レスポンスが早い。「今知りたい」と言うことを投げさせていただくと、すぐに返答が返ってくる。
昨年度も何度か「今ちょっと、どうしてもやりたい」と言う案件があったのですが、ポンとすぐに答えを返していただいたので、本当に助かりました。逆にお答えがなかなか返ってこない時は「お休みだったかな、すみません、、」と思いながら（笑）
弊社に監査が入るときに、こういう資料はないのですか、ここはどうなっていますか、と、少々細かいところを聞かれる場合があって、どうにかkintoneの活用で回避できないか、その対応策をいますぐ出さないといけないと言う時がありまして、、
先日も確か、kintoneのデータの保存先についてなどの内部的な部分で私共ではわからないことがあり、至急回答をといわれ困っていたのですが、請求書アプリを進めていただいている最中で、それとは全然関係のない質問でも、サクシーさんにきいたらすぐに答えていただいたので本当に助かりました。
そういったオフィシャルの解答はサイボウズの方で用意されているようなのですが、サイボウズのサイトにいって検索するよりも、チャットで気軽に聞くことができて、すぐにご対応していただけるので、本当に助かっています。すごく頼りにさせていただいております。
今後はまた別な案件でkintoneを使って管理をしていければいいなと言うものもありますので、要件がまとまったら、またお力をお借りしたいなと思っております。
