kintone導入で解消された物流業務の課題と効果的なマスタメンテナンス

kintoneを導入したきっかけ

データベースのメンテナンスを自社でできるようにしたい

kintone導入のきっかけになったのは、Web広告を見て訪れたサイボウズ主催のイベント「Cybozu Circus」でした。
当時、使用していたシステムFileMakerからの移行を検討しており、会場でkintoneの概要や他社様の導入事例を聞き、可能性を感じました。

kintone導入前は、データベースのメンテナンスに時間を要することが最大の課題でした。
福岡県大川市で製造される家具の全国配送を中心とした物流事業を行っているのですが、2022年からのインフレや原油高の状況を受け、配送運賃の改定が頻繁にありました。Filemakerでは都度外部の構築者にマスタメンテナンス依頼を行っていたので、メンテナンスには長いと1カ月以上を要していました。メンテナンスしてもらっている間は手入力や目視チェックをするしかないので、どうしても間違いが発生していました。
自社でこのメンテナンスをできるようになることが最優先事項でした。

6年前から導入したFileMakerでは、複数のマスタデータに紐付いた「配送指示書」の作成や各種明細書の作成を行っていました。家具の輸送には通常の運送業とは異なり、独自の単位や計算式があります。FileMakerでは個別にカスタマイズを行って実現していたので、これをすべてkintoneで実現できるかどうか不安でした。
サイボウズに相談し、実運用環境を見てもらったところ概ね実現できそうではあるけれど、個別カスタマイズは必須になるためパートナーによるサポートを受けることを提案され、そこでサクシーをご紹介いただき、kintoneへの移行が始まりました。

当時使用していたシステムのTOP画面

現在のkintoneアプリの活用方法

最大課題だったマスタメンテナンスは容易に実現

配送は依頼元のメーカーや協力配送会社ごとに細かなルールがあります。
このため、最初のフェーズで全ての移行を行うのではなく、最も物量の多いものから実施していくことを提案していただきました。
段階的な移行に伴い、一時的にFileMakerとkintoneの並行稼働が発生しましたが、この期間に実際の運用での微調整を行なっていただきました。またメンバーにとってはkintoneの操作方法を習得する良い機会となりました。

移行実施後、最大の課題であったマスタメンテナンスは容易にユーザー側で実現可能になりました。
様々なマスタアプリを用意していただき、料金の改定や変更があればマスタを変更すると、そのデータが配送指示書に反映されるので、時間のかかるメンテナンスはなくなり、今までの手入力と目視チェックが不要になり、ミスがなくなりました。



左：配送料金マスタ / 右：遠方料金&エリア表マスタ


また、kintone化のプラスアルファの効果として、配送完了入力の手間がなくなったことがとても大きいです。
配送完了時にドライバーさんから伝票番号の連絡が来るようになっており、今までは1日平均140件程、伝票番号をもとに配送指示書内を検索して完了日入力をしていました。
それが、伝票番号を入力するだけで該当の配送指示書に完了日を入力するカスタマイズアプリを作成していただいたことによって、業務時間が2時間短縮されました。



配送指示書 − 一覧画面



受注番号を入力すると該当の「配送指示」アプリのレコードが自動表示される


SACCSYの関わり方

フレンドリーで相談しやすく、なんでもパッとすぐに解決してくれる

サイボウズに相談し、福岡でも複数あるパートナー会社の中から、サクシーさんをご紹介していただきました。
行武社長にご訪問いただいたその日に、「できますよ、やりましょう」と心強いお言葉をいただき、話のテンポや波長も合い、信頼できるなと思って、すぐに「お願いします」と契約を進めたことを覚えています。
とてもフレンドリーで、少し言いづらいことでも言ってみようかなと思える会社さんです。

移行を全てお任せしたのですが、わたしたちの声に細やかに寄り添って使い勝手の良いアプリを作っていただき、今まで苦労していた作業が簡素化され、事務所のメンバーみんなでキャッキャっと喜んでいました（笑）
システムの拡張や修正は時間がかかるから我慢して使うというのが通例ですが、今ではメンバーの共通認識として、kintoneはいろんなことができるから、とりあえずサクシーさんに要望を伝えてみようという考えになっています。
本当になんでもパッとすぐご対応いただくので、リクエストしたらもっと良くなるのではないかと、みんな期待してしまっています（笑）

特殊な業界用語も多いのですが、行武社長はこの業界にいた経験があるのかと思ってしまうほど、現状のシステムや業務フローの理解が早くて驚きました。
それを伝えると「御社の社員だと思ってやっています」とおっしゃっていただき、ここまで親身になってやっていただけるのかと、とても感銘を受けました。「サクシーさんにお願いして本当に良かったね」とメンバー同士でも良く話しています。



 

今後の展望

業務をさらにkintone化し、ペーパーレス推進を目指す

まだまだ属人化している業務が多いので、さらにシステム化を進めたいという思いが強いです。
今後は、モバイル端末での配送指示や受け取りサイン受領をしたいと検討しています。
配送指示書はまだ紙で処理をしている状態なのですが、配達漏れも多く、お客様情報流出の可能性もあります。
これをkintoneで対応完了できるようにし、ペーパーレスを推し進めていきたいです。

また、弊社の業務は事務所の負担が大きいので、事務業務についてもシステム化して業務時間を短縮し、少しでも負担を和らげ、その分大阪拠点での業務に注力できるようにしたいです。