20年以上のExcel管理から脱却、今後も更なるkintone化を目指す

kintoneを導入したきっかけ

20年以上前に作成された複雑なExcel、誰でも対応可能な管理方法を模索

以前は社内の工事原価管理、社員台帳、工事成績のグラフ管理などを全てExcelで作成して管理していました。
それらは全て20年以上前に、当時の担当者がExcelマクロを使ってハイパーリンクを設定し、作成していたものでした。
関数も多用され、複雑に作られていたので、エラーが出た時に対応できる従業員がおらず、別の管理方法を考えたのがきっかけです。

MicrosoftのAccessや、手組みでオリジナルのシステムを組もうか、原価管理パッケージのソフトを使おうかなどさまざまな意見が出ました。
しかし、どうしても弊社に合ったシステムが見つからず、また費用面でも納得できるものがなかった時に、システム関連に詳しい知り合いから「kintone」というものがあると聞き、一度試してみようと導入が決定しました。


kintoneポータル画面


現在のkintoneアプリの活用方法、導入後の効果

マスタ情報の管理とアプリ連携で大幅な作業時間短縮、自動化によりヒューマンエラーがなくなった

従業員の個人情報や取引先情報、携帯管理、機械・車両の情報や運搬費用などのさまざまなマスタ管理に活用しています。
また日報や決算に活用する原価管理など、作成していただいたアプリを日常的にたくさん使用している状況です。

Excelに比べて、項目や内容の変更があった時に対応がしやすくなりました。
また、共通して同じフォーマットを使って連携しているので、従業員からも使いやすくなったと聞いています。

例えば、従業員の労務単価、機械単価は年ごとに変化し、車両を購入した際や新しく従業員が入社した際など、日常的に変更が必要になるのですが、Excelの時はデータベースが出来ていなかったので、単価が変更になった時が大変でした。
それがkintoneではマスタ情報の変更だけで全てに反映されるので、管理がしやすくなり、とても助かっています。

また日報については、今まではExcelを使用して、それぞれが工事名などを一から入力していました。工事の名称は長いものが多く、それを入力するだけでも比較的手間がかかる作業でした。
しかしkintone導入後は工事別詳細アプリに工事名や工事番号などが全て設定されていて、日報アプリと連携しているので、工事名を選択し、リストから選択していくだけで日報の入力が完了するシステムを作っていただきました。現場作業員は日常的にパソコンを使用しないので、パソコンに慣れていない人は以前までのやり方だととても時間がかかっていたのですが、今では日報を入力する際の負担が小さくなり、作業時間の短縮に繋がっています。

今までは工事原価の計算や集計をExcelで行い、シートごとの小計を合算していました。その際、リンクが複雑になったり計算ミスが生じたりして、最終的には結局アナログなものになっていたんですが、kintoneを導入することで計算が自動化されたため、ヒューマンエラーがなくなりました。これが一番大きな効果だと思っています。


左：工事別詳細情報アプリ ／ 右：日報アプリ


SACCSYの関わり方

要望を汲み取り、会社に合ったオーダーメイドのシステム開発が可能に

kintoneを導入し始めたものの、実は最初はなかなか社内で定着しませんでした。
社労士の方に相談したところ、kintoneを専門としているサクシーさんを紹介していただき、本格的な導入へと導いてくれました。

サポートが始まってから、一番驚いたのはレスポンスの早さでした。
導入初期、分からないことがあって、問い合わせた時にレスポンスが遅いと、会社の進行が滞ってしまうんです。
ですが、サクシーさんはスピーディーな対応で、留まることなくkintoneを導入できました。

サクシーさんの良いところは、打ち合わせしながら即座にアプリを作ったり、修正をしてもらえること、また弊社のシステムに臨機応変に対応してもらえて、オーダーメイドのシステムを作ってもらえること、多少困難な要求でも何とか考えて対応していただけるところです。「無理です」と言うのは、聞いたことが無いですね（笑）ふわっとした依頼をしても、やりたいことの意向を汲んでいただいて、kintoneでできることと結びつけて対応してもらえることがありがたかったです。

デザイン部門では、ステッカーやパンフレットを作成していただきました。
弊社のマスコットキャラクターのステッカーを作っていただいた時は、「もう少しラメを入れたい」などの細かい要求事項にも快く対応していただきましたし、要求した以上のものが常に出来上がっていました。


マスコットキャラクター「西道踏男くん」を使用し、弊社でデザインさせていただいたステッカー

パンフレット作成の時も「どのようなものにしますか？」と言う質問をもらったのですが、その当時忙しかったこともあり「ホームページを見て、逆に提案して欲しい」といったかなりざっくりとした無茶な要望にも、ものすごく良いデザインを提案していただいて、感謝の気持ちでいっぱいです。


西九州道路様ホームページ − こちらをもとに現在パンフレットを作成中


今後の展望

更なるkintone化を目指し、kintoneを扱える従業員を育てていきたい

ほかにもkintone化できる業務もあると思っています。
従業員に関してもkintoneを扱える人を増やしてもっと開発していきたいところです。

帳票システムに関しては、新しいサービス「k-Report」を取り入れ、弊社に合わせて帳票もデザインしていただきました。
まだ導入したばかりなので、今後ますます活用の幅を広げ、これまで紙で行なっていた業務を見直して積極的に移行していく予定です。


オーダーメイドの帳票フォーマット：左「受注工事一覧」／ 右「請求書」

まだまだkintoneを活かせていない・気づいていないところもあると思うので、そこは今後も打ち合わせでご指導いただきながら、より使いやすくしていきたいです。
サクシーさんは、センス・丁寧さ・迅速さの三拍子が揃ったとても素晴らしい会社さんだと思っているので、今後も情報共有しながら発展していけたらと思っています。