できないと思い込んでいた機能が実装され、従来のやり方に近い形で導入が実現、kintoneが社内で定着

kintoneを導入したきっかけ

従来の業務管理・顧客管理に限界を感じ、管理システムの一元化を目指す

これまでは職員の業務管理と顧客管理について、社労士専用ソフトやスプレッドシートで管理していましたが、社労士専用ソフトはある程度顧客管理の枠が決められていて、新しい顧客が増えたり、減ったりした場合に「こういった項目を追加したい」といった細かい設定に対応できず、メンテナンスが大変でした。またスプレッドシートだと従業員がそれぞれのやり方で作成してしまって運用方法が違ってきてしまうところが問題点でした。
そういった点を解決したいと思い、よりデータベースっぽいkintoneに移りたかったというのがきっかけです。


kintone ポータル画面


現在のkintoneアプリの活用方法

中心業務をkintoneで行うことで、1年間定着しなかったシステムが半年で完全定着

私自身がソフトなどを触るのが好きなので、最初の約1年間は自分でネットで調べてコードを引っ張ってきてカスタムしたりと、試行錯誤して設定していました。
でも社内では定着しなかったんです。日報アプリだけなんとか毎日入力されてはいましたが、手続き関連のアプリはあまり反応が良くなく、稼働しませんでした。

顧客管理のアプリも作りましたが、そもそもkintoneを開く癖がついていないのでそれも稼働せず。入力せずとも業務は回るので、入力の必要がなかったんです。そこを定着させたいと考え、さらに自分にプログラミングの知識が無いので標準機能の中でしか設定できずカスタムに限界を感じたので、サクシーさんにお願いすることにしました。


顧客アプリ

現在は以前使用していたスプレッドシートは廃止し、完全にkintoneに移行することができました。
スタッフも常にkintoneを見て、kintoneに情報入力しています。週に1回ミーティングをするんですけど、その時もkintoneを見ながら進捗を報告したりしています。
手続き関連の管理をkintoneでし始めたところが大きかったと思います。
中心となる業務をkintoneで行うことで、サクシーさんにお願いして約半年で定着することができました。


導入後の効果

自身では”できない”と思い込んでいたカスタムも実現、スプレッドシートよりも便利になった

情報が一元化されたところは大きいと思いますね。
あとは事務所全体でスタッフがどういった仕事をしているのか、業務の漏れなども分かりやすくなりました。
以前のスプレッドシートを使っていた時と比べて、顧客アプリというマスタアプリを作成することでそこから情報を引っ張ってくることができるので、手続きする上でも分かりやすくなりました。あとは各レコードに、ログインユーザーの情報を紐づけているので、従業員にとっても自分の業務が分かりやすくなったと思います。

自分自身でkintoneの設定をしていた時は、あまり従業員からの評判が良くなくて導入が進まなかったのですが、その一番大きなところが、スプレッドシートでやっていたものがkintoneではレコードの中に入っていって、編集ボタンを押して編集して保存して戻ってといったクリックの数が増えてしまう、またスプレッドシートより行の高さが大きいので一覧性が低いのと、横に表示できる情報量もあまり多くなかったので、それらを含めて評判が良くなかったんです。そういったところをkrewシートを使うことによって、本当にスプレッドシートに近い形で導入することができたので、スタッフとしても今までのやり方をあまり変えずに移行することができて良かったようですね。

実はkrewシートは自分でも試してはみたんですが、ちょっと良くわからなかったんです。
krewシートっていろいろ機能があってそれを知らなかったので、できないんだと思い込んで諦めていたんですが、貴社に相談した時に「krewシートってこんな機能もあるんですよ」と教えていただいて、それだったら移行できそうですねといった感じで進んでいきました。
サクシーさんにプログラミングしてもらったことで使いやすさが増したんだと思います。普通に使う分だとエクセルに似た感じかと思ったんですけど、顧客マスタから自動的に色々紐づけられる、それが分かれば顧客マスタも充実させようという風になるし、セルの色付けもある程度標準機能でもできるんですけど、条件が揃えば色付けするというような設定もできて、結果的にはスプレッドシートよりもかなり便利になったと思います。

あとは年度更新の業務で、誰が何件抱えていて、それが今どこまで進んでいるのかをポータルにグラフを載せて進捗確認するようになりました。
目の前の仕事優先で年度更新は後回しになりがちですが、今年は例年より早く終わったような気がします。


入社管理アプリ


SACCSYの関わり方

何度も説明する必要なし！漠然とした依頼でも理解してもらえる頼もしい存在

まずは定期的にミーティングを組んでいただけるため、そこまでに課題を出して次にお願いすることをまとめておけるので、着実に進めていくことができました。
随時お願いするのも良い面はあると思うんですけど、定期的にミーティングを組んでいただけると強制的に進んでいくっていうところが、忙しい中でも進まざるを得ない感じで良かったです。
あとは日々のチャットに関しても、もちろん返信は素早くいただいてますし、担当の方もなんとなく漠然と「こんな感じにしたいんですけど」といったテキスト上の依頼でも、理解してくださって進めてもらえるので、そこがやっぱり説明するコストが少なく済んで良かった点ですね。
それとやっぱりプログラミングですね。こんなこともできるんだと、導入する時点では想定してなかったくらいいろんなことができるということが知れました。
自分一人では絶対できなかったですね。どんなに頑張っても標準機能を使いこなすくらいだったと思います。

今後の展望

顧客情報の管理を更に充実させて、お客様にきめ細やかなサービスを提供したい

顧客に関する情報度を充実させる方法があるんじゃ無いかなという気がしています。
取り組みや特徴など、ここまでの法改正には対応しているとか、顧客情報の管理を充実させていくことでお客さんに対するきめ細やかなサービスにつながると思うので。
サクシーさんにお願いしてやりたかったことが、半年ちょっとくらいでほぼできたので、今後もっと便利にしていく方法を検討することが展望になっていますね。

 
SACCSY代表の行武（左）、三交会代表の武久様（右）