2022.7.29
kintone活用のきっかけ
データを貯める箱のままでいいのか…？という疑問
元々は別のクラウドツールを使っていましたが、kintoneを使うようになった理由は正直いって定かではありません。それくらい印象が薄い使い方しかしていませんでした。
ずっとマスタデータを格納しているだけで、そこから何かに活用していることもなく、本当にただのデータを貯める「箱」でした。メンテナンスもロクにできていませんでした。
当時は他にもいろんなツールを使っていたものの、それぞれにデータが散在しており、一元管理が全くできていませんでした。
顧客データもそのひとつ。「データを貯める箱」なわけですから、お客様からの相談を蓄積するところもありませんでした。1年間ほど使っていましたが、もっと活用できるのではないかという思いが出てきた頃に、相談できる方を探し始めたところ、元々繋がりあった方からサクシーさんを紹介していただきました。
サクシーさんの支援を受けるということで、散在したデータをkintoneに集約させて管理したらもっと便利になるんじゃないかという思いのもと、kintone活用が始まりました。
それまでは入力するだけだったkintoneなので、管理はおろかデータがちゃんと保存されているのかもよくわからない状態でサクシーさんに実環境をレビューしてもらって、さまざまなご提案をいただき、そんな使い方があるのかと感動したことを覚えています。
現在のkintoneアプリの活用方法
何がどこにあるのか、見える化を一歩ずつ進める
サクシーさんから様々なご提案をいただいたり、他社事例を伺いました。そうすると「ここから全ての業務がスタートする」という社内プラットフォーム化を目指したくなってきたのですが、始めの一歩としては、業務受付簿をkintoneに乗せるのが一番早いのかなというイメージがありました。そこから徐々に対象範囲を広げていくつもりで整備と活用が始まりました。
kintone活用前は、情報の転記に次ぐ転記であったり、データの手入力が大量でした。そのストレスから解放されたことは本当にありがたいです。特に氏名を紙からExcelに入力するストレスたるや大きかったですね。固有情報、特に氏名は漢字間違いとかあるといけないので。今はデータをkintoneで飛ばしているのでストレスフリーです。
他にも、旧来は回送された書面が誰で止まっているかなどの状況が全く分かりませんでした。それがkintoneだとそもそも誰が作成し、今は誰のところにあるのか、どういう状況なのかという見える化ができるようになったのが大変な安心に繋がっています。
業務受付簿アプリ − 完了日入力用一覧画面
導入後の効果
まるで昔から使っているかのような馴染み具合！
業務が便利になっただけではなく、質問やノウハウの蓄積でアプリやスレッドにリンクを貼れるのでテキストコミュニケーションがとてもしやすくなりました。
ちょっとしたことかもしれませんが、これが本当にありがたいです。
コミュニケーションといえば、いざ本運用が始まってすぐの頃、ありがちなシステム移行による反発や粗探しがあるのではないかと思っていました。ところが今回のkintoneの場合ほとんどなかったですね（インタビューを受けるみなさんが頷く）。意外なほどすんなり受け入れてもらえました。運用も不安なく動いています。
今でも要望などはよく上がってきますが、ネガティブな話はなくて、逆にそれだけ使ってくれている証拠だと思うので、本当に良かったです。
サクシーさんがお話をたくさん聞いてくださり、要望を上手に実装し、kintoneへ落とし込んでくださったおかげで、不満やトラブルを聞くこともなく、スムーズに活躍してくれています。もうずっと前から使っていたのかというくらいの馴染み具合ですよ(笑)
現在は社内用のマニュアルを自分たちで整備しているところですが、これが整った時にはさらなる効果を実感できるんじゃないかなという想像はしています。
SACCSYの関わり方
社労士業務を熟知していて、なんでも気軽に相談できる
サクシーさんは社労士さんへのkintone支援実績もあると聞いていました。実際に打ち合わせした時も断然な話の早さを実感でき、安心してサクシーさんと契約できました。
とにかく要望を出しやすい。すぐに様々なご提案をしてくださったので、私たちも進めやすかったです。私たちの内部で打ち合わせができないまま打ち合わせに参加し、サクシーさんの前で内部議論が始まることも多々ありました。ありがたいことに、その議論の話がそのまま実装されるわけではなく、上手に要約したり、時には代替案などもいただいてより良い形になってから実装に落とし込んでいただけました。
今思えば、私たちの言うことをそのまま実装されていたらおかしいことになっていた気がします。
何より、先にも言った通り、やはり社労士の仕事を既に理解いただいていたことが大きかったですね。他の会社さんだったら用語や業務の意味を説明するところから始まるかもしれませんし、そうなったらこのスピード感では進まなかったのではないでしょうか。
改善要望も社内で上がってきますが、すごく遠慮しながら起票する方もいるんです。我々で判断つかないこともありますし、恐る恐るサクシーさんに聞いたら「とりあえずなんでも言ってください」とお返事をくださいますよね。
実際にほとんどどうにかしてくれますし、できないこともあるかもですがひとまずは意見や要望としてなんでも受け入れてくださるので、社内にも遠慮なく相談してねと言いやすいです。あ、こんなことも聞いていいんだなという気持ちが安心に繋がっていますね。
先日も相談してちょっと目を離した隙に対応してくださっていたので驚きました(笑)
手続き頭紙アプリ − エクセル(CSV)データ一括登録機能
今後の展望
業務の見直しを重ねてkintoneを社内プラットフォームに！
サクシーさんのご支援をいただくようになってから自分たちでもkintoneへ積極的なアプローチをするようになりました。
何度も言うように、それまではkintoneといえどもデータを貯める箱だったので、データ入力しない人はそもそも環境へログインすらしていなかったのですが、業務で活用するようになると、みんなログインするようになりました。すると、こんな風にしたらどうだろう、こんな業務はkintoneでうまくできるのではないかという感じでどんどん広まっていきました。つまりkintoneに限らず、業務と向き合うようになりました。今では基幹システムになりつつありますし、ポータルの整備も進めています。
ゆくゆくは、kintoneをプラットフォームにしていきたいです。最初の業務受付簿から現在は複数業務に活用していますが、それだけでなくさらに他の業務にも活用を広げていきたい。各チームで作って今も残っている管理資料があると思います。それもkintoneに一元化していきたいですね。いろんな視点でマスタや業務データを管理・集計していけるようにしたいと思います。
構築のためにサクシーさんへ業務を説明していく中で、改めて自分たちの業務に対する気付きもたくさんあったので、kintoneが様々なきっかけになっています。今後もここからより良い業務フロー整備を進めていきたいですね。
